Serienbriefe

Einführung

In meinpflegedienst.com steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, Serienbriefe und Serienmails zu erstellen und zu versenden. Diese praktische Funktion ist in der Standard-Version enthalten und ermöglicht Ihnen, Kommunikation an Ärzte, Betreuer, Klienten, Kontakte, Mitarbeiter und Verleiher zu richten. Das zugehörige Modul finden Sie auf der Startseite in der rechten Navigationsleiste des Pflegedienstes.

Für eine individuelle Gestaltung Ihrer Serienbriefe und -mails können Sie aus verschiedenen Variablen auswählen. Die Erstellung der Druckversion erfolgt im benutzerfreundlichen PDF-Format, um den Versandprozess so unkompliziert wie möglich zu gestalten.

Navigation

Das Modul für Serienbriefe ist in der Navigation unter PFLEGEDIENSTE->SERIENBRIEF in der untersten Navigationsleiste zu finden.

Verwendung

Der Kalender wird zur Zeit von keinem weiteren Modul verwendet.

• Pflegedienst

Serienbrief drucken

Sie haben die Möglichkeit, auf meinpflegedienst.com ganz einfach Serienbrief zu drucken. Hierfür klicke Sie auf den Button "Anlegen" und wählen die Option "Mail" aus. Anschließend können Sie den passenden Empfänger auswählen. Die möglichen Empfänger sind:
* Klienten
* Mitarbeiter
* Ärzte
* Betreuer
* Verleiher
* Kontakte
* Angehörigen

Sie haben die Möglichkeit, im bereitgestellten Formular einen Brief zu verfassen. Nutzen Sie dabei die vorhandenen Variablen, um den Brief auf individuelle Weise zu gestalten.

Sobald der Brief verfasst ist, sind Sie in der Lage, die Adressaten zu bestimmen. Der Serienbrief wird im Anschluss an die ausgewählten Empfänger versendet.

Drucken

Nachdem Sie den Brief verfasst und die Empfänger ausgewählt haben, können Sie den Brief zur Druckausgabe vorbereiten. Dabei wird eine PDF-Datei generiert, welche für jeden Empfänger einen individuellen Brief enthält. Öffnen Sie die erstellte PDF-Datei mit einem PDF-Reader und drucken Sie die enthaltenen Briefe aus.

Nachdem Sie den Serienbrief erfolgreich ausgedruckt haben, empfehlen wir Ihnen, den Status des Serienbriefs auf "gedruckt" zu setzen. Auf diese Weise behalten Sie stets den Überblick darüber, welche Serienbriefe bereits gedruckt wurden.

Serienmail senden

Sie haben die Möglichkeit, auf meinpflegedienst.com ganz einfach Serienmail zu senden. Hierfür klicke Sie auf den Button "Anlegen" und wählen die Option "Mail" aus. Anschließend können Sie den passenden Empfänger auswählen. Die möglichen Empfänger sind:
* Klienten
* Mitarbeiter
* Ärzte
* Betreuer
* Verleiher
* Kontakte
* Angehörigen

In der E-Mail ist es erforderlich, sowohl den Betreff als auch den Textinhalt anzugeben. Beim Verfassen des Textes haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt individuell zu gestalten. Zudem besteht die Option, sowohl im Betreff als auch im Text sogenannte Variablen einzufügen, welche anschließend entsprechend ersetzt werden.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass unsere E-Mail-Funktion nur für Empfängerinnen und Empfänger verfügbar ist, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wir verstehen, dass Sie möglicherweise enttäuscht sind, wenn Sie versuchen, eine E-Mail an jemanden zu senden, der keine E-Mail-Adresse angegeben hat. Es steht Ihnen frei, die Empfänger selektiv auszuwählen

Senden

Nachdem Sie den Serienmail verfasst und die Empfänger ausgewählt haben, ist es notwendig, die E-Mail freizugeben. Erst nach erfolgter Freigabe ist es möglich, die E-Mails zu versenden. Die E-Mails werden anschließend in Teilmengen versandt. Während der Serienmail im Status "E-Mails werden gesendet" ist, können keine Änderungen vorgenommen werden.

Sobald der Serienmail vollständig versendet wurde, wechselt dieser automatisch in den Status "gesendet". Anschließend können Sie in der Empfängerliste überprüfen, ob alle E-Mails erfolgreich zugestellt wurden. Für jeden Empfänger wird der Status "gesendet" oder "Fehler" angezeigt. Im Falle eines Fehlers wird zudem die Fehlermeldung angegeben, welche den Grund für die fehlgeschlagene Zustellung erläutert.

Die Serienmails werden stets von der E-Mail-Adresse des Pflegedienstes versandt, welche in den Unternehmensdaten hinterlegt ist. Es ist zwingend erforderlich, die SMTP-Daten der E-Mail-Adresse zu hinterlegen, um eine erfolgreiche Übermittlung der E-Mails zu gewährleisten.

Variablen

Bei der Gestaltung der Texte können Sie die Variablen einsetzen, die dann beim Erstellen der Briefe und Senden der E-Mails umgesetzt werden. Damit lassen sich die Texte individualisieren. Um Ihre Texte noch individueller und persönlicher zu gestalten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Variablen einzusetzen. Diese können beim Erstellen von Briefen und beim Versenden von E-Mails automatisch umgesetzt werden. So können Sie Ihre Klienten oder Mitarbeiter auf eine ganz besondere Art und Weise ansprechen und ihnen das Gefühl geben, dass sie Ihnen wichtig sind. Nutzen Sie diese Chance, um sich von der Masse abzuheben und Ihre Botschaften noch effektiver zu kommunizieren. Wir sind uns sicher, dass Sie mit dieser Funktion Ihre Zielgruppe noch besser erreichen werden.

In der folgenden Tabelle befinden sich die möglichen Variablen, die Sie einsetzen können.

Serienbrief/-mail ändern

Zunächst wählen Sie den gewünschten Serienbrief/-mail aus. Anschließend klicken Sie auf den Button "ANZEIGEN", um die Details einzusehen. Um Änderungen vorzunehmen, betätigen Sie den Button "ÄNDERN" und passen die Daten des Serienbriefs entsprechend an. Sobald alle Anpassungen vorgenommen wurden, bestätigen Sie die Änderungen durch Klicken auf den Button "SPEICHERN".

Serienbrief/-mail löschen

Um einen Serienbrief/-mail zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zunächst den Serienbrief/-mail aus, den Sie löschen möchten. Anschließend klicken Sie auf den Button "LÖSCHEN". Um den Löschvorgang abzuschließen, bestätigen Sie diesen, woraufhin der Serienbrief endgültig aus dem System entfernt wird.