Abwesenheiten

Einführung

Alle Abwesenheiten wie Urlaub, Krankmeldung oder ähnliches werden hier verwaltet. Wenn eine Abwesenheit bekannt ist, soll diese unverzüglich angelegt werden. Wenn diese noch nicht sicher ist, soll diese noch nicht genehmigt werden.

Verwendung

Abwesenheiten werden in folgenden Bereichen verwendet:

Art der Abwesenheit

Die Abwesenheit eines Mitarbeiters soll gleich angelegt werden, wenn die bekannt ist.

Urlaubsplanung

Alle Urlaubsplanungen können Sie in der Abwesenheit pflegen. Wenn ein Mitarbeiter sein Urlaub beantragt, können Sie gleich seinen Urlaubswunsch aufnehmen.

Die Eintragung für den Urlaub ist zunächst in dem Status "beantragt".

Dann müssen Sie als Verantwortliche/r den Urlaub des Mitarbeiters genehmigen oder ablehnen.

Zu jedem Urlaub können Sie auch den Urlaubsantrag drucken, damit Sie diesen auch vom Mitarbeiter sowie Vorgesetzten unterschreiben und in die Akte für Die Dokumentation ablegen können.

Krankmeldungen

Wenn ein Mitarbeiter seine Krankmeldung meldet, können Sie diese dann als Abwesenheit anlegen.

Wann der Mitarbeiter seinen Krankenschein übergibt, können Sie zu der Abwesenheit auch diese Information hinterlegen.

Sonstige Abwesenheiten

Sie können auch alle andere Abwesenheiten eintragen. Dazu müssen Sie die Art der Abwesenheit selbst eingeben. Zu den sonstigen Abwesenheiten gehören unter anderem:

Sonderurlaub
Elternzeit
Mutterschutz
Bildungsurlaub

Abwesenheit anzeigen

Wenn Sie die Liste der Abwesenheiten aufrufen, dann werden alle Abwesenheiten für das ausgewählte Jahr angezeigt. Die haben in der Liste die Möglichkeit, die Abwesenheiten für einen bestimmten Mitarbeier anzuzeigen. Dazu müssen Sie den Mitarbeiter aus der Liste einfach auswählen.

Abwesenheit anlegen

Zu jedem Mitarbeiter können Sie Anlegen, dabei können Sie als Abwesenheit Urlaub, Krankmeldung, oder allg. Abwesenheit eintragen. Sie müssen bei der Anlage entscheiden, um welche Abwesenheit es sich handelt.

Sie müssen den Mitarbeiter auswählen, sowie den Start- und Enddatum der Abwesenheit. Zu jeder Abwesenheit können Sie Angeben, ob es sich um eine bezahlte Abwesenheit handelt. Denn eine bezahlte Abwesenheit wird bei dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiter berücksichtigt. Aus dem Arbeitsverhältnis des Mitarbeiters werden die Arbeitstage sowie die Arbeitszeit übernommen und die Summe der Tage sowie der Arbeitszeit werden angezeigt.

In dem unteren Bereich des Popups sind die einzelne Tage der Abwesenheit aufgeführt. Zu jedem Tag können Sie angeben, ob die Abwesenheit ganz- oder halbtags ist, sowie die Angabe der Abwesenheit in Stunden. Die Zeit pro Arbeitstag werden von Mitarbeiter->Arbeitsverhältnis berücksichtigt. Die Wochenenden sowie die Feiertage sind gräulich hinterlegt.

Eine Abwesenheit kann nur gespeichert werden, wenn an den ausgewählten Tagen in dem Ist-Dienstplan keine Einträge vorhanden sind. Falls es zur Überschneidung der Einträge in dem Soll-Dienstplan gibt, dann werden diese nur als Warnung gemeldet.

Status der Abwesenheit

Nachdem Sie eine Abwesenheit angelegt haben, ist diese automatisch in dem Status "Beantragt". Wenn Sie mit der Abwesenheit einverstanden sind, dann können Sie den Status der Abwesenheit ändern auf "Genehmigt" und falls nicht auf "Abgelehnt".

Die Abwesenheit kann 3 verschiedene Status annehmen:

Beantragt, das ist wenn die Abwesenheit neu angelegt ist.
Genehmigt, das ist wenn die Abwesenheit genehmigt ist.
Abgelehnt, das ist wenn die Abwesenheit abgelehnt ist.

Die Abwesenheit in Status "Abgelehnt" wird bei dem Dienstplan und beim Arbeitszeitkonto nicht berücksichtigt.

Den Statusverlauf der Abwesenheit können Sie sich auch anzeigen, damit erfahren Sie wann die Abwesenheit angelegt ist und wer den Status der Abwesenheit umgesetzt hat.

Abwesenheit ändern

Sie können nur die Abwesenheit im Status "Beantragt" ändern. Um eine Abwesenheit zu ändern, wählen Sie zunächst die Abwesenheit in der Liste aus und klicke Sie auf "AKTIONEN->ÄNDERN". In dem angezeigten Popup können Sie die Abwesenheit dann anpassen.

Abwesenheit löschen

Jede Abwesenheit unabhängig von dem Status kann gelöscht werden. Um eine Abwesenheit zu löschen, wählen Sie zunächst die Abwesenheit in der Liste aus und klicke Sie auf "AKTIONEN->LÖSCHEN".

Drucken/Export

Zu jedem Mitarbeiter können Sie die Übersicht aller Abwesenheiten ausdrucken. Dazu wählen Sie eine Abwesenheit des Mitarbeiters aus und klicken beim Drucken auf Abwesenheitsliste. In dem Druckzentrum können Sie die Abwesenheitsliste für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig drucken.

Zu jeder Abwesenheit Urlaub können Sie einen Urlaubsantrag ausdrucken.

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