Dienstplan

Einführung

Der Dienstplan soll nicht nur die Sicherstellung der Leistung über einen gewissen Zeitraum gewährleisten und den konkreten Personaleinsatz organisieren, sondern auch als Nachweis über die erbrachten Arbeitszeiten und die Anwesenheit der Mitarbeitenden bzw. als Nachweis für die Erfüllung der gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen dienen.

Voraussetzung

Für die Verwendung des Dienstplanes sollten Sie folgende Daten einpflegen:

Mitarbeiter-Die Mitarbeiter, die im Dienstplan geplant werden sollen, müssen vorher angelegt werden. Wir raten Ihnen auch gleich das Arbeitsverhältnis der Mitarbeiter zu pflegen, da aus dem Arbeitsverhältnis die Soll-Zeiten ermittelt werden.
Team-Falls Sie Ihre Einrichtung mit Teams führen, sollten Sie die Teams auch vor der Erstellung des Dienstplanes anlegen. Damit können Sie den Dienstplan einfacher und schneller planen.
Schichten-meinpflegedienst.com wird mit einem Set der Schichten ausgeliefert. Dennoch sollen Sie diese Schichten prüfen, an Ihre Bedürfnisse anpassen sowie neue Schichten anlegen, falls diese nicht vorhanden sind. Wir raten Ihnen auch alle andere Schichten zu deaktivieren, die Sie nicht planen wollen.
Einstellungen-In den Einstellungen sollen Sie zu dem Dienstplan angeben wie viele Schichten Sie zu einem Mitarbeiter an einem Tag maximal planen wollen. In meinpflegedienst.com können maximal 5 Schichten geplant werden.
Schichtfolgen-Die Schichtfolgen sind optional, diese können Sie einpflegen, wenn Sie in dem Dienstplan immer wieder die gleiche Folge der Dienst einplanen. Mit der Schichtfolge soll Ihnen diese Arbeit vereinfacht werden.

Verwendung

Dienstplan wird in folgenden Bereichen verwendet:

Prozess

In diesem Abschnitt wird grob beschrieben, wie der Prozess für die Erstellung des Dienstplans sowie die Führung dieses gestaltet werden kann.

Dienstplan Soll erstellen

Bis zur Mitte eines Monats (15. Tag der Woche) soll der Dienstplan "Soll" für den folgenden Monat erstellt werden. Laut dem Gesetz muss der Dienstplan 4 Tage (gemäß §12 Abs. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz - TzBfG) vor seinem Inkrafttreten vorliegen. Wir raten Ihnen, die Mitarbeiter nach Teams aufzuteilen, damit Sie den Dienstplan nach Teams planen können.

Dienstplan Soll freigeben

Nachdem Sie den Dienstplan erstellt haben und alle Dienste mit Ihren Mitarbeitern für den Folgemonat eingeplant haben, geben Sie den Dienstplan frei. Damit stellen Sie sicher, dass niemand den Dienstplan ändern kann. Soll eine Anpassung im Dienstplan nachträglich erfolgen, muss zunächst die Freigabe zurückgenommen und die Anpassung vorgenommen werden. Damit wird protokolliert, wer und wann den Dienstplan geändert hat.

Dienstplan Soll drucken

Sie sollen den Dienstplan ausdrucken und in Ihren Räumlichkeiten aushängen.

Dienstplan Ist erstellen

Bei Monatsende, tragen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in den Dienstplan "Ist". Die Daten für den Dienstplan "Ist" können aus dem Dienstplan "Soll", Tourenplan, den Mobile Daten oder Zeiterfassung übernommen werden. Nach der Übernahme der Daten, kontrollieren Sie die Arbeitszeiten und passen diese gegebenenfalls an.

Dienstplan Ist freigeben

Wenn Sie die Arbeitszeiten überprüft haben, können Sie den Dienstplan "Ist" freigeben.

Dienstplan anzeigen

Wenn Sie den Dienstplan aus der Navigation auswählen, wird Ihnen automatisch der Dienstplan "Soll" für den aktuellen Monat angezeigt. Auf der rechten Seite des Arbeitsfeldes können Sie zwischen dem Dienstplan "Soll" und "Ist" auswählen.

Sie können sich den Dienstplan für jeden beliebigen Monat anzeigen lassen. Dazu klicken Sie auf den Monat in der Toolbar und wählen den Monat aus. Zudem können Sie einen Monat vor (kommenden Monat) und zurück (vergangenen Monat) blättern. Haben Sie die Mitarbeiter in Teams unterteilt, so können für diese Teams die Dienstpläne angezeigt werden. Dabei werden nur die in Teams eingeteilten Mitarbeiter angezeigt.

Falls Sie den Dienstplan nur für bestimmte Mitarbeiter sich anzeigen lassen wollen, können Sie die Mitarbeiter im verfügbaren Filter auswählen. Diese werden Ihnen im Anschluss gefiltert angezeigt.

Wenn Sie mit der Maus über einen Dienst herübergleiten, werden die hinterlegten Arbeitszeiten des Dienstes angezeigt. Wenn Sie auf die Zeile klicken, lassen sich die Dienste in einer Zeile für den gesamten Monat anzeigen.

Möchten Sie den Dienstplan zu einem noch nicht geplanten Monat aufrufen, werden alle aktiven Mitarbeiter, welche sich Arbeitsverhältnis mit ihrer Einrichtung befinden, angezeigt.

Dienstplan eingeben

Sie klicken im Dienstplan auf den Button "ÄNDERN" um den Dienstplan einzugeben.

Für die Pflege der Dienste haben Sie zwei Varianten.

Variante 1: Sie können mit der Maus auf den Tag und die Zeile klicken. Es erscheint eine Liste aller aktiven Dienste, welche zur Planung bzw. Einteilung von Ihnen hinterlegt wurden. Mit einem Klick wird der Dienst in den Plan übernommen.

Bei dieser Variante haben Sie die Möglichkeit auch die meist verwendete Schichten zu dem Mitarbeiter in den letzten 6 Monaten sich anzuzeigen und eine Schicht auszuwählen.

Variante 2: Sie klicken auf den Icon Stift rechts in der Zeile. Daraufhin können Sie in der für den gesamten Monat die Dienste auswählen und eingeben.

Bei der Planung können Sie jeden Dienst für die folgenden Tage übernehmen. Dazu klicken Sie auf den Dienst und anschließend auf das blaue Kästchen in der unteren rechten Ecke. Halten Sie die Maustaste geklickt und ziehen Sie die Maus über die Tage, die Sie mit dem Dienst einplanen wollen. Lassen Sie die Maustaste los und die Dienste werden in die vorher markierten Tage eingetragen.

Sie können die Uhrzeiten für den Start und das Ende des Dienstes sowie die Dauer der Pause jederzeit ändern. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den Dienst, der angepasst werden soll. Im angezeigten Popup geben Sie die Uhrzeiten ein und klicken zum Schluss auf "Übernehmen". Falls Sie den Dienst löschen möchten, gehen Sie wie beim Ändern in den Popup und klicken Sie auf das Icon "Löschen".

Wenn Sie einen expliziten Mitarbeiter in einem Monat nicht im Dienstplan einplanen möchten, können Sie diesen Mitarbeiter aus dem Dienstplan löschen. Dazu klicken Sie auf das Löschen-Symbol auf der rechten Seite beim Mitarbeiter-Namen. Sie können den gelöschten Mitarbeiter jederzeit wieder in den Dienstplan einfügen. Dafür klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter hinzufügen" und übernehmen den passenden Mitarbeiter. Dieser erscheint Ihnen daraufhin erneut im Dienstplan und steht zur Planung zur Verfügung.

Nachdem Sie die Dienste geplant haben, betätigen Sie den Button "Speichern" um den Dienstplan zu sichern.

Status des Dienstplans

Ein Dienstplan kann nur zwei Status annehmen:

in Bearbeitung - dieser Status wird automatisch nach der ersten Erstellung gesetzt
freigegeben - Ein Dienstplan wechselt in den Status "freigegeben" nach der manuellen Freigabe des Dienstplanes.

Der Dienstplan Soll und Ist haben einen eigenen Status für "in Bearbeitung" und "freigegeben". Zu jedem Mitarbeiter wird für einen Monat der Status geführt.

Sie können immer erkennen in welchem Status sich der Dienstplan befindet. Auf der rechten Seite wird der Status mit einem Icon des Schlosses dargestellt. Wenn das Symbol des Schlosses geöffnet ist, ist der Dienstplan in dem Status "in Bearbeitung" und Sie können den Dienstplan ändern.

Wenn das Schloss geschlossen ist, dann ist der Dienstplan für den Mitarbeiten in dem ausgewählten Monat freigegeben. Wenn Sie mit der Maus auf den Icon Schloss klicken, dann werden die Details der Status im Popup angezeigt. In dem Popup können Sie sehen, wann der Dienstplan in den Status gewechselt hat und auch welcher Benutzer den Wechsel gemacht hat.

Den Statuswechsel können Sie veranlassen, wenn Sie unter "AKTIONEN" auf "FREIGEBEN" oder "FREIGABE ZURÜCKNEHMEN" klicken.

Funktionen

Folgende Funktionen sind verfügbar:

Kontrolle

Mit der Funktion Kontrolle können Sie jederzeit sehen, wie viele Schichten Sie pro Tag und in dem zugeordnetem Bereich der Schicht geplant haben. Der Bereich für die Kontrolle wird im unteren Bereich angezeigt. Sie klicken auf AKTIONEN->KONTROLLE und die Kontrolle wird angezeigt. Wenn Sie den Bereich für die Kontrolle wieder verstecken möchten, dann klicken Sie erneut auf AKTIONEN->KONTROLLE.

Wenn Sie die Kontrolle zu einem Team aufrufen, dann können Sie auch farblich sehen, ob die vorgegebenen Schichten für den Team richtig geplant sind.

Daten übernehmen von

In den Dienstplan Ist können die Daten von verschiedenen Quellen übernommen werden:

Dienstplan Soll - Sie übernehmen die Daten aus dem Dienstplan Soll. Dabei werden die Daten einfach aus dem Dienstplan Soll in den Dienstplan Ist kopiert. Nach der Übernahme sollen Sie die Zeiten an die Ist-Arbeitszeiten anpassen.
Tourenplan In dem Tourenplan sind die Arbeitszeiten für die Mitarbeiter detaillierter, da Sie in dem Tourenplan die Arbeitszeit der Mitarbeiter für jeden Tag im Monat genau geplant haben. Die Schichten mit den Arbeitszeiten werden aus dem Tourenplan in den Dienstplan "Ist" übernommen.
Mobile Daten Wenn Ihre Mitarbeiter den Tourenplan mit der App durchführen, können Sie die gebuchten Ist-Zeiten in den Dienstplan-Ist übernehmen.
Zeiterfassung Wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Arbeitszeit mit dem Modul Zeiterfasung durchführen, dann können Sie für diese Mitarbeiter die Zeiten aus der Zeiterfassung übernehmen.

Bei der Übernahme können Sie den gesamten Monat oder einzelne Woche kopieren. Für welche Kopierart Sie sich entscheiden hängt von Ihrer Arbeitsweise. Wenn Sie am Ende des Monats die Stunden kalkulieren, dann sollten SIe die Daten für den gesamten Monat übernehmen. Wenn Sie die Zeiten regelmässig überprüfen und damit die die Arbeitszeiten über den gesamten Monat kontrollieren, dann sollten Sie die Arbeitszeiten in den Dienstplan Ist wöchentlich machen.

Direkte Eingabe

Wenn Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeit auf dem Zettel oder einem anderen System erfassen, dann können Sie diese Zeiten direkt eingeben. Klicken Sie auf AKTIONEN->DIREKTE EINGABE und in dem Popup können Sie die Arbeitszeiten für den Monat idrekt eingeben. Sie können die Arbeitszeit nur zu den Mitarbeitern zuweisen, bei denen in dem Monat keine Dienste eingeplant sind und der Dienstplan Ist ist in dem Status "in Bearbeitung".

Export nach Excel

Die Stunden der Mitarbeiter können Sie als CSV-Datei exportieren. Es werden zu den gewählten Mitarbeitern alle Schichten mit den Arbeitszeiten exportiert. Die Daten können Sie dann beliebig bearbeiten.

Senden

Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan direkt an den Mitarbeiter per E-Mail zu senden. Die Voraussetzung für den Versand ist, dass in den Stammdaten des Mitarbeiters die E-Mail-Adresse gepflegt ist.

Sie klicken auf den Icon für das Senden und in dem Popup wählen Sie die Mitarbeiter an den die Email mit dem Dienstplan gesendet werden soll. Zum Schluss klicken Sie auf das Button "ÜBERNEHMEN" und die E-Mails werden an den Mitarbeiter versendet. Sie können den Dienstplan Soll sowohl auch den Dienstplan Ist an den Mitarbeiter senden.

Alle gesendet Emails stehen in dem Email-Verlauf. Dort können Sie immer überprüfen, wann und an wenn Sie den Dienstplan per Email gesendet haben.

Drucken

Die Dienstpläne für einen Monat können Sie auch aus dem Dienstplan drucken. Dazu haben Sie zwei unterschiedliche Varianten zur Auswahl. Die erste Variante ist der Dienstplan für einen Monat mit allen Mitarbeiter als eine Übersicht, den Sie auch in Ihren Räumlichkeiten zur Ansicht aushängen können. Die zweite Variante ist der detaillierte Ausdruck pro Mitarbeiter.

Dienstplan/ Dienstplan Pro Mitarbeitrer

Stundennachweis Nach Ende eines Monats sollen die Stundennachweise ausgedruckt werden. Der Stundennachweis kann aus dem Ist-Dienstplan ausgedruckt werden. Neben dem einfachen Stundennachweis Sie können auch den Stundennachweis mit den Zuschlägen ausdrucken, falls Sie Zuschläge für Ihre Mitarbeiter berechnen.