Firmendaten

Einführung

Vor der ersten Anwendung von meinpflegedienst.com ist es notwendig, die Stammdaten zu überprüfen und zu ergänzen. Zu den Firmendaten gehören der Name der Firma, die Adresse und weitere relevanten Informationen. Firmendaten müssen vor der Benutzung von meinpflegedienst.com angepasst werden. Dies ist wichtig, da auf allen Ausdrucken Firmeninformationen vorkommen.

Navigation

Die Fahrzeuge sind in der Navigation unter FAHRZEUGE zu finden.

Firmendaten pflegen

Firmendaten können Sie anpassen, indem Sie auf den Button “Ändern” klicken.

Innerhalb der Firmendaten sind folgende Informationen zu pflegen:

• Name der Firma und das Bundesland in dem sich die Firma befindet.
• Alle Nummern der Firma. Falls die IK-Nummer SGB V gleich der IK-Nummer SGB XI entspricht, sollte die Nummer dennoch zwei Mal eingetragen werden.

Die Eingabe der Firmendaten ist durch die reduzierten Eingabefelder einfacher und übersichtlicher geworden. Weiterhin sind zwei neue Eingabefelder aufgenommen:

1. Amtsgericht
2. Geschäftsführer/Inhaber

Adress- und Kontaktdaten

Adress- und Kontaktdaten des Pflegedienstes. Diese Informationen werden bei jedem Ausdruck verwendet, z.B. in der Fußzeile oder als Absender in dem Briefkopf. Wenn der Name der Firma mir der Adresse länger als 85 Zeichen ist, dann wird der Absender in 2 Zeilen ausgegeben.

Bankverbindung

Falls Sie als Pflegedienst mehr als ein Bankkonto besitzen, können Sie jetzt in meinpflegedienst.com alle Bankverbindungen einpflegen. Denn mit den Anpassungen der Firmendaten haben wir die Möglichkeit, mehreren Bankverbindungen einzugeben. Die primäre Bankverbindung wird auf allen Vordrucken dann als Standard ausgedruckt. Weiterhin wird die primäre Bankverbindung in den Dateien für die BFS-, Lastschrift und DATEV-Schnittstelle verwendet. In dem Fall das Sie nur eine Bankverbindung haben, wird diese automatisch als primär gekennzeichnet.

In manchen Fällen soll nicht die primäre Bankverbindung auf der Rechnung ausgedruckt werden? Dies ist oft der Fall wenn die Rechnungen bei einem Abrechnungszentrum eingekauft werden und Sie als Pflegedienst zum Beispiel die privaten Rechnungen direkt mit den Klienten abrechnen wollen. Nun jetzt haben Sie die Möglichkeit das Ausdrucken der Bankverbindung flexibel zu gestalten. Sie können bei der Zuweisung des Kostenträgers dem Klienten die Bankverbindung für eine bestimmte Leistungsart selbst auswählen. Die zugewiesene Bankverbindung wird daraufhin in der Fußzeile der Rechnung ausgedruckt.

Die Auswahl des Bankverbindung zum Kostenträger befindet sich als eigener Tabreiter neben der Kostenaufteilung. Die abweichende Eingabe der Bankverbindung des Kostenträgers ist nur möglich, wenn Sie mehr als eine Bankverbindung eingetragen haben.

• Die Bankverbindungsdaten des Pflegedienstes, die ebenfalls in Ausdrucken vorkommt.
• Sollten Sie über online-factoring BFS abrechnen, müssen die Bankdaten des BFS gepflegt werden.

Datenaustausch

• Falls die Rechnungen an die Krankenkasse elektronisch versendet werden sollen, müssen die Daten in dem Tab-Reiter “Datenaustausch” gepflegt werden.
• Dabei wird der Ansprechpartner ebenso benötigt, wie die E-Mail-Adresse, von der aus die Daten an die Krankenkasse gesendet werden.
• Zusätzlich ist der Abrechnungscode anzugeben, den Sie von der Krankenkasse bekommen haben (falls nicht vorhanden muss dieser angefordert werden).

Investitionskosten

Bei den gesondert berechenbaren Investitionskosten handelt es sich u.a. um Entgelte zur Deckung der Miet- und Leasingkosten des Pflegedienstes (z.B. Büromiete, Autos), der Abschreibungen auf die Inventargegenstände und der Aufwendungen für Instandhaltung/Instandsetzung (z.B. Reparatur des Autos).

Die Pflegekassen beteiligen sich nicht an den Investitionskosten. Pflegebedürftige müssen diese Kosten aber nur zahlen, wenn dies im Vertrag vereinbart wurde. Anders als die Vergütung für die Pflege, wird die Höhe der Investitionskosten auch nicht vorab zwischen den Pflegediensten und den Pflegekassen fest ausgehandelt. Verbraucher müssen daher selbst prüfen, ob diese Kosten dem Grunde und der Höhe nach zulässig sind. Eine öffentliche Beratungsstelle dafür gibt es nicht. In vielen Fällen hilft ein Preisvergleich mit anderen Anbietern. Die Investitionskosten dürfen auch nicht automatisch erhöht werden, wenn sich die Pflegevergütung erhöht.

Bitte beachten Sie, dass die Berechnung der Investitionskosten nicht bundeseinheitlich ist und somit in den Bundesländern variieren kann.

Berechnungsregel

Es gibt verschiedene Berechnungsregeln:

1. Preis pro Punkt
2. % von Gesamtbetrag
3. % von Einzelrechnung
4. Betrag pro Tag
5. Betrag pro Leistung

Um einen neuen Termin für ein Fahrzeug anzulegen, funktioniert wie folgt:

• Button ANLEGEN betätigen
• In dem angezeigten Dialog "Termin" die Daten des Termins erfassen, dazu kann man eine "Bemerkung" eintragen
• Button SPEICHERN betätigen.

Preis€/Anteil%

Hier pflegen Sie den Preis/Anteil % was mit der Pflegekasse oder einem Verband bzw. Stadt ausgehandelt wurde.

Kostenträger

Bei den Kostenträger wählen Sie aus, wer die Investitionskosten auf der Rechnung erhält.

Zusätzliche Leistungsarten

Unter zusätzliche Leistungsarten können sie noch zwei weitere Leistungsarten zusätzlich definieren auf welche Rechnung die Investitionskosten hinterlegt werden sollen.

Firmendaten anzeigen

Nachdem Sie die Firmendaten gepflegt haben, sehen Sie nun die ausgefüllten Firmendaten, wie folgt:

Einstellungen

In den Einstellungen der Firmendaten können Sie meinpflegedienst.com an Ihre Bedürfnisse einstellen. Die Einstellungen sind auf die allgemeine Einstellungen sowie für jedes Modul einzeln eingeteilt.

Um die Einstellungen einzupflegen, müssen Sie auf den Button “Einstellungen” klicken.

Allgemeine Einstellungen

Bei den allgemeinen Einstellungen können Sie die Sortierung der Listen sowie die allgemeinen Einstellungen der Einrichtung definieren.

Sortierung der Klienten

Für die Ausgabe der Klienten in meinpflegedienst.com können Sie hier einstellen, wie die Sortierung der Klienten sein soll. Dazu können Sie auswählen, dass die Sortierung nach der Klientennummer (Nummer) oder nach dem Namen (Name) erfolgen soll. Diese Einstellung ist für alle Module gültig.

Sortierung der Mitarbeiter

Für die Ausgabe der Mitarbeiter in meinpflegedienst.com können Sie hier einstellen, wie die Sortierung der Mitarbeiter sein soll. Dazu können Sie auswählen, dass die Sortierung nach der Mitarbeiternummer(Nummer) oder nach dem Namen(Name) erfolgen soll. Diese Einstellung ist für alle Module gültig.

Sortierung der Fahrzeuge

Für die Ausgabe der Fahrzeuge in meinpflegedienst.com können Sie hier einstellen, wie die Sortierung der Fahrzeuge sein soll. Dazu können Sie auswählen, dass die Sortierung nach der KFZ-Nummer (Nummer) oder nach dem KFZ-Kennzeichen (Name) erfolgen soll. Diese Einstellung ist für alle Module gültig.

Organisation nach Teams

Mit der Auswahl auf Ja bei dieser Einstellung wird das Modul für Team aktiviert. Das Das Modul Team kann Ihnen die Planung der Mitarbeiter erleichtern, in dem Sie Team einstellen können und dann für die Teams Tourenplan und Dienstplan separat erstellen können. Weitere Information zu dem Modul Team finden Sie unter Team.

Einrichtungsart

Bei der Einrichtungsart legen Sie fest, um welche Einrichtung es sich handelt. Dazu können Sie folgende Arten auswählen:

• Ambulanter Pflegedienst
• Intensivpflegedienst
• Tagespflege
• Ambulanter Betreuungsdienst
• Betreuungsdienst

Abhängig von der Auswahl verhält sich das Programm meinpflegedienst.com optimiert für die Einrichtungsart.

Leistungsarten

Hier wählen Sie die Leistungsarten, die Sie in Ihrer Einrichtung verrichten. Dies ist insoweit nützlich, da Sie dann im Programm nur die Leistungsarten pflegen können die bei der Einstellungen ausgewählt sind.

Einstellungen für den Ausdruck

Durch anklicken des Buttons „Ausdrucke“, können verschiedene Einstellungen für die Ausdrucke der vorgegebenen Module gewählt werden.

Rechnung

Bei der Rechnung können Sie einstellen, wie die Positionen ausgegeben werden sollen. Denn für die Abrechnung mit Abrechnungszentren ist es manchmal notwendig die Positionsnummer oder die LK-Nummer auch in der Rechnung zu der Leistung auszudrucken. Daher können Sie hier einstellen wie die Positionen auf der Rechnung ausgedruckt werden sollen:

• normal
• mit Positionsnummer
• mit LK-Nummer

Die Einstellungen bei Leistungsnachweis, Leistungsplanung sowie Kostenvoranschlag sind auf die gleiche Weise wie bei der Rechnung anzugeben, wenn die Ausgabe der Leistungen mit der Positionsnummer oder der LK-Nummer erfolgen soll.

Vertrag

Für dem Ausdruck des Vertrags können Sie hier angeben, ob dieser mit oder ohne dem Logo erfolgen soll. Das Logo muss, wie unter Firmen-Logo beschrieben, hochgeladen werden, damit es auch auf dem Vertrag ausgedruckt werden kann.

Briefausgabe

Für dem Ausdruck sämtlicher Vorlagen wie Brief, Rechnung, Kostenvoranschlag etc., können Sie festlegen, wie der Ausdruck erfolgen soll. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Normal, alle Daten werden von meinpflegedienst.com auf einer A4 -Seite ausgedruckt.
• Schmal, nur der Inhalt ohne Adresse und ohne Fußzeile werden ausgegeben. Es gibt einen leeren rechten Rand, da die Vordrucke auf der rechten Seite bereits bedruckt sind.
• Vorlage, nur der Inhalt ohne Adresse und ohne Fußzeile werden ausgegeben.

Rechnung SGB XI

Manche Kostenträger z.B. das Sozialamt möchten zu jeder Position in der Rechnung eine Zwischensumme ausgedruckt haben. Wenn dies der Fall ist, dann können Sie bei der Einstellung Rechnung SGB XI den Eintrag "mit Zwischensumme" auswählen. Als Standardeinstellung ist "ohne Zwischensumme" gesetzt. Diese Einstellungen betrifft nur die Rechnungen nach SGB XI oder XII.

Sachbearbeiter in Rechnung

Wenn Sie den Sachbearbeiter bzw. den Mitarbeiter auf der Rechnung ausdrucken möchten, dann wählen Sie bei dieser Einstellung die Option "Ausdrucken". Als Sachbearbeiter wird der Mitarbeiter ausgedruckt, der die Rechnung erstellt hat. Die Standardeinstellung ist "nicht Ausdrucken".

Debitor in Rechnung

Diese Einstellung steuert die Ausgabe der Debitorennummer auf der Rechnung. Dies kann Ihnen für den Steuerberater zur schnelleren Bearbeitung dienen, da die Debitorennummer bereits auf der Rechnung angegeben ist. Die Standardeinstellung ist "nicht Ausdrucken".

Einstellungen für die Leistungsplanung

Bei den Leistungsplanungen können Sie festlegen, wie die Ausdrucke aussehen sollen.

Leistungsplanung §45a SGB XI

Wenn die Abtretungserklärung auf der Leistungsplanung nach §45a SGB XI ausgedruckt werden soll, sollten Sie hier die Einstellung "mit Abtretungserklärung" auswählen.

Leistungsplanung §45b SGB XI

Wenn die Abtretungserklärung auf der Leistungsplanung nach §45b SGB XI ausgedruckt werden soll, sollten Sie hier die Einstellung "mit Abtretungserklärung" auswählen.

Leistungsplanung §39 SGB XI

Wenn die Abtretungserklärung auf der Leistungsplanung nach §39 SGB XI ausgedruckt werden soll, sollten Sie hier die Einstellung "mit Abtretungserklärung" auswählen.

Leistungsplanung SGB V

Bei manchen Leistungsplanungen nach SGB V soll die Angabe zur Wohngruppe ausgegeben werden. Falls dies notwendig ist, können Sie dies hier einstellen.

Leistungsplanung ausgefüllt

Hier können Sie festlegen, ob das Handzeichen hinter jedem Besuch oder erst am Ende ausgegeben werden soll. Die Einstellung ist nur für die "Leistungsplanung ausgefüllt" gültig.

Unterschrift pro Woche

In manchen Bundesländern müssen die Leistungsnachweise pro Woche unterschrieben werden. Hier können Sie zu jeder Leistungsart angeben, ob dies gewünscht ist.

Unterschriften

Wenn die Leistungsplanung über mehrere Seiten lang ist, dann können Sie hier entscheiden, ob die Unterschriften auf jeder Seite oder nur auf der letzten Seite gemacht werden sollen.

mit/ohne LBNR

Wenn Sie die Liste der Mitarbeiter mit deren LBNR uns Handzeichen auf dem Leistungsnachweis benötigen, dann sollen Sie die Angabe mit LBNR angeben. Ohne LBNR ist die Standardeinstellung.

Ausgabe der Besuch mit Zeitangabe

Auf dem Ausdruck der Leistungsplanung können Sie hier entscheiden, ob die Besuche ohne oder mit der Zeitangabe ausgedruckt werden sollen.

Leistungsplanung Besuche

Auf der Leistungsplanung können Sie entscheiden, ob die Besuche hintereinander ausgedruckt werden oder ob jeder Besuch auf einer Seite ausgedruckt werden soll.

Anzahl der leeren Zeilen

Auf dem Ausdruck der Leistungsplanung können Sie zu jedem Besuch die Anzahl der leeren Zeilen hier definieren. Als Standard sind 2 Zeilen gesetzt, Sie können die Anzahl zwischen 0 und 5 auswählen.

Einstellungen für die Abrechnung

Durch Anklicken des Buttons „Abrechnung“ können verschiedene Einstellungen bzgl. der Abrechnung gewählt werden.

Abrechnung über

Falls Sie eine Abrechnungsstelle haben, an die Sie DTA-Daten aus meinpflegedienst.com senden oder übergeben wollen, können Sie hier die Abrechnungsstelle auswählen. Falls in der Liste Ihre Abrechnungsstellen aufgeführt sind, können Sie Ihre eigene E-Mail auswählen, damit werden die Rechnungen an Ihre E-Mail gesendet und von dort aus können Sie die Daten weiter senden.

Online Factoring

Bei Online Factoring legen Sie die Stelle fest. Dadurch bekommen Sie bei den Rechnungen die Möglichkeiten, die Daten für das gewählte Online-Factoring zu exportieren. Die Daten werden immer im Format des Online-Factoring ausgegeben. Zur Zeit werden BFS und opta data unterstützt.

DATEV Schnittstelle

Wenn Sie die Rechnungen per DATEV-Schnittstelle exportieren möchten, sollten Sie hier "Ja" auswählen. Weitere Informationen zu DATEV finden Sie unter Datev.

Anzahl der Leistungsgruppen

Wenn Sie SGB V nach den Leistungsgruppen abrechnen und Sie mehr als eine Leistungsgruppe haben, können Sie hier die Anzahl der Leistungsgruppen festlegen.

Sortierung der Rechnungen auf dem Begleitzettel

Sie können die Sortierung für den Begleitzettel als aufsteigend oder absteigend angeben. Damit sind Sie flexibel wie die Rechnungsnummer auf dem Begleitzettel für Datenträgeraustausch(DTA) ausgegeben werden.

Berechnung nach §39 NPflegeG

Wenn Sie den Förderungsantrag nach §39 NPflegeG aus meinpflegedienst.com ausdrucken möchten, sollten Sie diese Einstellung aktivieren.

Löschen der Rechnungen erlaubt

Wenn Sie die erstellten Rechnungen löschen wollen, sollten Sie bei den Einstellungen dieses explizit erlauben. Denn in den Standard-Einstellungen ist dies nicht erlaubt.

Einstellungen für den Tourenplan

Hier können Sie die allgemeinen Regeln für den Tourenplan festlegen.

Tourenplanung pro

Hier legen Sie fest, wie Sie die Tourenplanung durchführen möchten. Sie können pro Woche oder pro Tag angeben. Damit wird die Tourenplanung immer in der angegebenen Ansicht als Standard dargestellt.

Fahrzeit in Minuten

Hier legen Sie fest, wie lange die Fahrzeit zwischen dem Klienten als Standard vorbelegt wird, da die Fahrzeiten im ländlichen Raum oder in der Stadt unterschiedlich sein können. Als Standardwert sind 5 Minuten vorgegeben.

Fahrzeit-Rüstzeit in Minuten

Für die Ermittlung der Fahrzeiten in dem Tourenplan wird die Rüstzeit zu der ermittelten Fahrzeit aufaddiert. Die Rüstzeit ist die Zeit für das Parken und den Weg von dem Fahrzeit zum Klienten und zurück.

Fahrzeit-Rundung in Minuten

Bei der Ermittlung der Fahrzeiten können Sie der ermittelten Zeiten aufrunden. Hier geben Sie an, auf welche Zahl die Zeiten aufgerundet werden sollen. Beispiel wenn die ermittelte Zeit 12 Minuten ist und die Rundung 5 Minuten, dann ist die aufgerundete Zeit 15 Minuten.

Dauer Sonstige Einsätze

Bei der Planung der sonstigen Einsätzen in dem Tourenplan müssen Sie auch die Dauer angeben. Hier legen Sie fest, wie lang die Standard-Dauer sein soll. Bei der Planung können Sie diese Dauer, bei Bedarf, nur anpassen.

Erzeugen aus

Der Tourenplan kann aus dem Dienstplan erstellt werden. Hier können Sie festlegen, aus welchen Dienstplan dies geschehen soll, Ist- oder Soll-Dienstplan.

Tourenplan einzeln

Hier können Sie festlegen, wie der Tourenplan ausgedruckt werden soll (pro Mitarbeiter und Tag). Dazu gibt es zwei Varianten: "einfache" und "komplexe".

Tourenplan einzeln mit Schlüsselnummer

Hier können Sie festlegen, ob auf dem Tourenplan einzeln die Schlüsselnummer der Klienten ausgegeben werden soll. Die Standardeinstellung ist Ausgabe mit der Schlüsselnummer. Falls keine Ausgabe der Schlüsselnummer gewünscht ist, dann steht auf dem Tourenplan nur Schlüssel: Ja.

Tourenplan Erstellungsdatum

Auf dem Ausdruck des Tournplanes kann das Erstellungsdatum angegeben werden. Sie können selbst bestimmen, ob das Datum automatisch befüllt wird oder ob ein Platzhalten für das Datum ausgegeben werden soll, damit Sie das Datum manuell schreiben können. Oder die dritte Variante ist dass kein Datum angegeben werden soll.

Einstellungen für den Dienstplan

Bei dem Dienstplan können Sie festlegen wie viele Schichten Sie einpflegen und was Sie auf dem Ausdruck oder im Programm anzeigen lassen möchten.

Anzahl der Schichten

Hier legen Sie fest, wie viele Schichten Sie an einem Tag zu einem Mitarbeiter zuordnen wollen. Die Standardeinstellungen sind 2 Schichten (2 für die Schichten und die 3 Zeile für den Rufbereitschaft).

Legende drucken

Die Legenden der einzelnen Schichten werden auch auf dem Dienstplan ausgedruckt. Hier können Sie steuern, ob diese auf jeder Seite oder nur auf der letzten Seite des Dienstplanes ausgedruckt werden soll.

Dienstplan Titel

Auf dem Ausdruck des Dienstplans können Sie hier steuern, ob der Titel nur "Dienstplan" heißen soll oder abhängig von der Art des Dienstplanes anders ausgedruckt werden soll; z.B. "Soll-Dienstplan" oder "Ist-Dienstplan".

Soll-Dienstplan

Es kann angegeben werden, ob bei der Planung des Soll-Plans der Übertrag aus dem vorherigen Monat angezeigt werden soll. Als Standard ist ohne den Übertrag eingestellt.

Dienstplan(Summe)

Auf dem Ausdruck des Dienstplanes können Sie die Summen der Soll-, Ist- oder Geplanten-Zeiten mit ausgeben oder die Summen sollen nicht ausgedruckt werden.

Ausfallzeiten

Sie können hiermit bestimmen, ob die Ausfallzeiten auf dem Ausdruck ausgewiesen werden. Die Einstellung ist nur in Kombination Dienstplan(Summe) - Ausdruck mit Zeiten kombinierbar.

Dienstplan anzeigen

Sie können hiermit bestimmen, ob die Mitarbeiter nur die Dienstpläne auf der App sehen können wenn diese freigegeben sind, oder auch während der Planung.

Dienstplan Mobile anzeigen

Sie können hiermit bestimmen, welche Dienstplan Ihre Mitarbeiter auf der App sehen sollen. Sie können wischen Soll- und Ist-Dienstplan auswählen. Als Standard wird immer der Soll-Dienstplan angezeigt.

Altes Zeitkonto anzeigen

Es kann angegeben werden, dass bei dem Mitarbeiter auch das alte Zeitkonto angezeigt werden kann.

Einstellungen für den Medikationsplan

Hier sind die Einstellungen, die den Medikationsplan betreffen..

Besuch nachmittags

In dem einheitlichen Medikationsplan ist der Besuch nachmittags nicht vorgesehen. Fall Sie diesen Besuich nicht angezeigt haben wollen, und damit sich an das einheitliche Medikationsplan orientieren wollen, dann können Sie den hier einfach durch die Auswahl "Nein" verstecken. Die Standardeinstellung ist Ja.

Fusszeile

In der Fußzeile der Vorlagen, wie z.B. Rechnungen oder Briefe, werden die Daten der Firma ausgedruckt. Zu den Daten gehören die Adresse, alle Kontaktdaten, Bankverbindung sowie die Geschäftsangaben. Die Fußzeile in meinepflegedienst.com war bisher 3 Spalten tief, wodurch es nicht genug Platz gab für alle Angaben. Deshalb haben wir die Fußzeile auf 4 Spalten je 4 Zeilen erweitert, womit jetzt mehr Informationen zu der Firma ausgedruckt können.

Die neue Fußzeile mit 4 Spalten sieht wie folgt aus:

Wenn Sie keine Eingabe in den Firmendaten getätigt haben, wird in der Fußzeile an dem vorgesehen Platz nichts ausgegeben.

Individuelle Gestaltung der Fußzeile Sofern Sie die Fußzeile selbst gestalten wollen, können Sie die in dem neuen Abschnitt "Textbausteine" bei den Firmendaten tun und diese individuell anpassen. Sie können die 4 Spalten mit den 4 Zeilen selbst belegen. Ihre Daten für die Fußzeile pflegen Sie in die entsprechenden Felder. Sobald Sie die Eingaben aktivieren, wird auf den Vordrucken die Fußzeile mit Ihren Daten bedruckt. Sie können durch das deaktivieren Ihrer Fußzeile dann immer wieder auf die Fußzeile vom System zurücksetzen.