Zeiterfassung

Einführung

Damit die Mitarbeiter die geleisteten Arbeitsstunden nachweisen und Sie diese verfolgen können, gibt es die Funktion 'Zeiterfassung'. Diese Funktion befindet sich im Modul 'Selbstbedienung' und dient den Mitarbeitern als unterstützende Funktion, um Arbeitszeiten korrekt und gesetzeskonform zu erfassen und dem Arbeitgeber vorzulegen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Voraussetzung

Die Voraussetzung für die Zeiterfassung ist, dass zu jedem Benutzer ein Mitarbeiter angelegt ist.

Prozess

Als Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten auf meinpflegedienst.com zu erfassen.

Nachfolgend sind die Schritte kurz zusammengefasst, die nach der Zeiterfassung durchgeführt werden können:

Zeiten werden von den Mitarbeitern erfasst
Am Ende des Monats sollen die erfassten Zeiten in den Ist-Dienstplan übertragen werden
Zeiten werden in dem Ist-Dienstplan überprüft
Ist-Dienstplan wird freigegeben
Aus dem Ist-Dienstplan kann ein Stundennachweis ausgedruckt werden. Dieser ist vom Mitarbeiter und dem Vorgesetzten zu unterschreiben.
Die Zeiten aus dem Ist-Dienstplan werden im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters übernommen

Ablauf der Zeiterfassung

Sobald Sie mit der täglichen Arbeit beginnen, starten Sie die Zeiterfassung. Dazu können Sie direkt über den roten Button im Header starten oder über das Modul Zeiterfassung.

Arbeitszeit starten

ie starten Ihre Arbeitszeit, indem Sie auf den Button-START klicken. Vorher müssen Sie einen Dienst auswählen, falls dieser nicht automatisch vorausgewählt ist.

Wurde für den jeweiligen Mitarbeiter ein Dienstplan für den jeweiligen Tag angelegt, so werden diese hinterlegten Dienste zur Auswahl in der Anzeige angezeigt. Falls nicht, können Sie einen beliebigen Dienst auswählen.

Pause starten

Die Pause starten Sie ähnlich wie die Zeiterfassung. Dazu öffnen Sie die Zeiterfassung und klicken auf dem button-PAUSE. Die Arbeitszeiterfassung wird gestoppt, und die Pausenzeit wird sofort erfasst.

Endet die Pause, wird die Arbeitszeiterfassung erneut gestartet. Bitte beachten Sie: nach einer Pause kann die Arbeitszeit nicht direkt beendet werden.

Sie können während eines Dienstes mehrmals eine Pause erfassen. Die Vorgehensweise ist immer die gleiche: Start der Pause, nach beenden der Pausen, starten der Arbeitszeiterfassung.

Arbeitszeit beenden

Nach dem Ende der Arbeit sollten Sie Ihre Arbeitszeiterfassung beenden, indem Sie die Zeiterfassung öffnen und auf cen Button-STOP klicken. Dadurch wird die Arbeitszeiterfassung beendet.

Arbeitszeit freigeben

Die erfasste Arbeitszeit muss am Ende noch freigegeben werden, damit die Zeiten später auch im Ist-Dienstplan übernommen werden und somit auch für das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters berücksichtigt werden können.

Vor der Freigabe haben Sie die Möglichkeit eine Bemerkung zu hinterlassen sowie die Arbeitszeiten zu korrigieren. Es kann immer mal zu Unstimmigkeiten in der Arbeitszeiterfassung kommen. Hierfür können Sie die Freigabe der erfassten Arbeitszeiten nachträglich durchführen und die Zeiten manuell korrigieren.

Nach der Freigabe können Sie die erfassten Zeiten in der Arbeitszeiterfassung nicht mehr ändern. Die Zeiten können in diesem Fall nur im Ist-Dienstplan korrigiert werden.

Arbeitszeiten anzeigen

Sie können jederzeit die erfassten Zeiten zu einer beliebigen Periode anzeigen. Dazu müssen Sie einfach in der Übersicht das von- und bis-Datum angeben.

Drucken/Export

Die angezeigte Liste der Arbeitszeiten können Sie ausdrucken oder in eine Excel-Datei exportieren.

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