Tourenplan

Einführung

In meinpflegedienst.com können Sie schnell und einfach die optimalen Touren für Ihre Mitarbeiter zusammenstellen. Bei der Planung können Sie in der Tourenplanung auf viele Hilfen zurückgreifen, die Ihnen das Erstellen der optimalen Tour erleichtert. Für die Mitarbeiter dient der Tourenplan als Arbeitsanweisung, womit sie sehen können, wie Sie an den einzelnen Tagen arbeiten werden. In der Tour wird festgelegt, welche Klienten und zu welcher Zeit sie besucht werden. Zu jedem Klient wird noch angegeben, welche Leistungen erbracht werden sollen. Für die Pflegedienstleitung bietet der Tourenplan eine Übersicht der Mitarbeiter und deren Klienten die sie versorgen.

Voraussetzung

Für die Verwendung der Tourenplanung sollten Sie folgende Daten einpflegen:

  • Schichten -Schichten sind mit den Zeiten und dem zugehörigen Bereich gepflegt
  • Mitarbeiter -Alle Mitarbeiter sind im System hinterlegt
  • Klienten -Alle Klienten sind im System hinterlegt
  • Leistungsplanung -Zu den Klienten sind Leistungsplanungen hinterlegt, aus denen die zu planenden Einsätze generiert werden.
  • Dienstplan -Optional kann aus dem Dienstplan der Tourenplan erstellt werden, dafür ist ein geplanter Dienstplan notwendig

Verwendung

Die Daten aus dem Tourenplan können in folgendem Bereichen verwendet werden:

  • Mobil-Cockpit -Der Tourenplan kann für den mobilen Cockpit freigegeben werden.
  • Dienstplan -Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter können aus dem Tourenplan in den Ist-Dienstplan übernommen werden.

Prozess

In diesem Abschnitt wird grob beschrieben, wie der Prozess für die Verwendung der Tourenplanung gestaltet werden kann.

Prozess
  1. Alle Besuche und Einsätze der Klienten sind in der Leistungsplanung hinterlegt
  2. Die Leistungsplanung dient als Grundlage für die Planung der Touren. Aus der Leistungsplanung werden die zu planende Einsätze ermittelt.

  3. Stammtouren festlegen
  4. Mit den Stammtouren legen Sie fest, wie eine Tour in der Woche ausschaut. Die Stammtouren sollen am Anfang festgelegt und immer bei einer Änderung der Versorgung von Klienten angepasst werden, wenn z.B. ein neuer Klient aufgenommen wird.

  5. Dienstplan erstellen
  6. Mit dem Dienstplan legen Sie fest, wie die Mitarbeiter in einem Monat arbeiten werden. Denn der Dienstplan dient für die Erstellung des Tourenplans.

  7. Tourenplan erstellen
  8. Abhängig von der Größe der Einrichtung wird der Tourenplan pro Woche oder pro Tag erstellt. Der Tourenplan wird aus dem Dienstplan für die Mitarbeiter erstellt. Dabei werden die Schichten aus dem Dienstplan in den Tourenplan übernommen und mit der Stammtour verknüpft. Damit wird der erste Entwurf des Tourenplans für die vorgegebene Periode erstellt.

  9. Tourenplan anpassen
  10. Einsätze müssen für die Periode angepasst werden, wenn etwas vorkommet was in der Stammtour nicht hinterlegt ist. Die Anpassungen betreffen nur die aktuelle Periode.

  11. Tourenplan freigeben/drucken
  12. Wenn die Planung der Tour abgeschlossen ist, wird der Tourenplan entweder für die mobile Datenerfassung freigegeben oder ausgedruckt an die Mitarbeiter verteilt.

Der beschriebene Prozess orientiert sich an die Stammtouren. Sie können den Tourenplan auch ohne Stammtouren erstellen und dann diesen in der nächsten Periode kopieren.

Sichten des Tourenplans

Für eine optimale Planung des Tourenplans sind 3 verschiedene Sichten des Tourenplans vorhanden, die in den folgendem Abschnitt beschrieben sind.

Wochensicht

In der Wochensicht planen Sie den Tourenplan für einen Mitarbeiter und für die ausgewählte Woche. Sie können jederzeit einen anderen Mitarbeiter auswählen und sich seine Tour für die Woche anzeigen lassen bzw. planen. Die meisten Einrichtungen verwenden diese Sicht für die Planung der Touren. Die Tourenpläne werden wochenweise gedruckt und an die Mitarbeiter ausgeteilt bzw. für die mobile Datenerfassung freigegeben.

Wochensicht

Tagessicht

Bei der Tagessicht planen Sie die Touren für alle Mitarbeiter an dem ausgewählten Tag. Diese Sicht wird von den großen Einrichtungen verwendet, bei denen täglich Änderungen in den Touren stattfinden. Bei der Tagessicht sollen die Tourenpläne auch täglich gedruckt bzw. freigegeben werden.

Tagessicht

In der Tagessicht ist es vereinfacht möglich, die Touren/Einsätze zwischen den Mitarbeitern auszutauschen. Dies erfolgt durch das einfache Schieben der Touren/Einsätze zwischen den Mitarbeitern.

Stammtouren

Die Stammtour ist die Planung einer Schicht für ein Woche. Damit legen Sie fest wie die Klienten in der Schicht und in der Woche besucht werden. Die Stammtour wird dann später in den Tourenplan kopiert, entweder durch das manuelle hinzufügen der Stammtour zu einer Planung oder durch das Erstellen des Tourenplans aus dem Dienstplan.

Stammtouren

Sie können die Standardsicht für Ihre Einrichtung in den Einstellungen einmalig festlegen, damit diese Sicht dann immer zuerst angezeigt wird.

Tourenplan erstellen

Sie erstellen einen Tourenplan in dem Sie zuerst die Periode auswählen und anschließend auf ÄNDERN klicken. Dann werden alle planbare Elemente angezeigt, die Sie in der Tour planen können. Die Planung erfolgt mit Drag’n’Drop, in dem Sie die planbare Elemente von der rechten Seite in die Touren mit der Maus rüber ziehen. Jede Tour muss mit einem Dienst beginnen.

Allgemeines Vorgehen bei einer Tour:

  1. Periode auswählen (In der Wochensicht auch den Mitarbeiter auswählen)
  2. Auf ÄNDERN klicken
  3. Zu dem Tag/Mitarbeiter einen Dienst hinzufügen
  4. Zu dem Dienst Einsätze hinzufügen
  5. Einsätze prüfen
  6. Auf SPEICHERN klicken
Tourenplan erstellen

Planbare Elemente:

  • Offene Einsätze - Es sind die Einsätze die aus der Leistungsplanung für den Tag ermittelt werden. Wenn die Einsätze geplant sind, dann sind diese nicht mehr in der Liste aufgeführt. Die offene Einsätze können nach der Leistungsart und/oder Besuch gefiltert werden.
  • Sonstige Einsätze - Alle andere Einsätze die in dem Tourenplan geplant werden.
  • Dienste - Alle aktive Schichten die zu einem Bereich zugeordnet sind
  • Stammtouren - Alle vorhandene Stammtouren. Diese können, wie alle andere Elemente in dem Tourenplan geplant werden
  • Klienten - Alle aktive Klienten, denn es soll möglich sein, einen Einsatz zu einem Klient zu planen, auch wenn kein Einsatz aus der Leistungsplanung ermittelt wird.

Tourenplan prüfen

Der Tourenplan kann in Anzeige- sowie im Änderungsmodus geprüft werden. Es wird geprüft:

  • ist ein Einsatz geplant (Fehler)
  • ist ein Einsatz doppelt geplant (Warnung)
  • ist ein Fahrzeug doppelt geplant (Warnung)
  • genügt die Qualifikation des Mitarbeiters für die Leistungen des Einsatzes (Fehler)
Tourenplan prüfen

Dienst ändern

Zu einem Dienst können Sie die Uhrzeit Beginn angeben und ein Fahrzeug zuweisen.

Dienst ändern

Einsatz ändern

Der Einsatz des Klienten hat eine Uhrzeit Beginn und Dauer. Die Uhrzeit Beginn wird automatisch aus dem vorherigen Einsatz ermittelt und die Dauer wird aus dem Besuch der Leistungsplanung in den Einsatz übernommen. Bei dem Einsatz sollten Sie auch die Fahrzeit zum nächsten Einsatz eintragen.

Neben den Zeiten geben Sie an, welche Leistungsarten bei dem Klienten durchgeführt werden sollen. Die Leistungsarten werden automatisch aus dem Besuch der Leistungsplanung übernommen. Dennoch haben Sie die Möglichkeit die Leistungsarten für den Einsatz anzupassen. Zu jeder Leistungsart werden die Leistungen angezeigt die bei dem Einsatz ausgeführt werden sollen. Die Leistungen werden auch aus der Leistungsplanung automatisch übernommen. Sie können zu dem Einsatz die Leistungen anpassen, dabei können Sie neue Leistungen hinzufügen, bestehende ändern oder auch löschen.

Einsatz ändern

Nach der Änderung des Besuches oder Leistungsart, werden die Leistungen aus der Leistungsplanung neu geladen und alle Anpassungen werden verworfen. Daher sollten Sie zuerst den Besuch und die Leistungsarten auswählen, anschließend die Leistungen anpassen.

Sonst. Einsatz ändern

Die sonstige Einsätze sind Einsätze, die nicht direkt beim Klient stattfinden. Damit können Sie alle Tätigkeiten eines Mitarbeiters an einem Tag planen.

Sonst. Einsatz ändern

Folgende sonstige Einsätze können ausgewählt werden:

  • Apotheke
  • Arztbesuch
  • Autowäsche
  • Büro
  • Einarbeitung
  • Fortbildung
  • Dienstbesprechung
  • Frei (keine Arbeitszeit)
  • Pause (keine Arbeitszeit)
  • Sonstiges
  • Tanken
  • Testung
  • Tourvorbereitung
  • Tournachbereitung
  • Ungeplant (keine Arbeitszeit)
  • Weiterbildung
  • Beratungsbesuch nach §37 SGB XI

Wenn die Mitarbeiter vor Beginn und nach der Beendigung der Tour das Büro aufsuchen, sollen Sie die Einsätze Tourvorbereitung am Anfang und Tournachbereitung am Ende der Tour einplanen. Denn der Mitarbeiter muss die Hausschlüssel für die Tour holen und wieder zurückbringen.

Drucken/Freigeben

Wenn Sie die mobile Datenerfassung nutzen, müssen Sie nach der Erstellung des Tourenplans die Freigabe durchführen. Mit der Freigabe des Tourenplans werden die Touren der gewählten Mitarbeiter im Mobil-Cockpit übernommen.

Drucken/Freigeben

Abhängig von der Sicht, erfolgt die Freigabe tage- oder wochenweise.

Funktionen

Team

Sie haben die Möglichkeit den Tourenplan innerhalb eines Teams zu planen. Dazu wählen Sie ein Team aus. Es werden nur die Mitarbeiter aus dem Team angezeigt und bei den offenen Einsätzen sind nur die Klienten aus dem Team sichtbar.

Team

Wie Sie die Teams zusammenstellen, ist hier beschrieben Team.

Google-Maps anzeigen

Sie können sich die Tour im Google-Maps anzeigen. Damit können Sie schnell einsehen, wie der Mitarbeiter die Tour fahren soll und ob die Reihenfolge der Klienten optimal ist. Im Popup werden die Entfernungen und die Fahrzeiten zwischen den einzelnen Klienten angezeigt.

Google Maps anzeigen

Wenn Sie im Tourenplan die sonstige Einsätze Tourvorbereitung, Tournachbereitung oder Büro einplanen, dann werden diese Einsätze mi der Adresse von der Einrichtung im Google-Maps dargestellt.

Fahrzeiten ermitteln

Nachdem Sie die Einsätze in der Tour eingeplant haben, haben Sie die Möglichkeit die Fahrzeiten zwischen den Einsätzen mit Hilfe von Google-Maps einfach zu ermitteln und in die Tour zu übernehmen. Die Ermittlung der Fahrzeiten ist nur im Änderungsmodus möglich.

Fahrzeiten ermitteln

Für die optimale und realistische Ermittlung der Fahrzeiten, haben Sie die Möglichkeit bei den Einstellungen die Rüst- sowie Rundungszeiten anzugeben. Die Rüstzeit ist die Zeit für Parkplatzsuche und der Weg vom Auto zum Klienten und zurück. Die Rundungszeit dient dazu, dass Sie die Fahrzeiten runden können.

Die Fahrzeiten können Sie vor der Übernahme in die Tour noch anpassen.

Die Ermittlung der Fahrzeiten ist nur mit meinpflegedienst.com Mobil möglich.

Kopieren

Sie haben die Möglichkeit die geplanten Touren zu kopieren. Dazu können Sie einen Tourenplan von einer ganzen Woche oder einzeln kopieren.

Kopieren

Beim Kopieren müssen Sie zuerst die Zielwoche auswählen, in die Sie die Tourenpläne kopieren möchten. Im Popup wählen Sie dann aus, von welcher Woche und von welchem Mitarbeiter der Tourenplan kopiert werden soll. Nach der Übernahme, werden die Tourenpläne kopiert.

Tourstatistik

In der Tourstatistik werden alle Informationen der Tour ausgegeben:

  • Anzahl der Besuche pro Leistungsart
  • Dauer der Einsätze
  • Dauer der Fahrzeit
  • Erlöse nach Leistungsart
  • Durchschnittliche Mitarbeiterkosten
  • Gewinn/Verlust der Tour
Tourstatistik

Erzeugen aus dem Dienstplan

Für die schnelle und einfache Erstellung des Tourenplans können Sie den Tourenplan aus dem Dienstplan erzeugen. Denn in dem Dienstplan haben Sie bereits festgelegt, welchen Dienst die Mitarbeiter ausführen sollen. Aus dem Dienstplan werden die Schichten im Tourenplan übernommen und falls zu den Schichten eine Stammtour hinterlegt ist, werden die Einsätze dann auch aus der Stammtour in den Tourenplan übernommen.

Kopieren

Bei der Erzeugung des Tourenplans aus dem Dienstplan können Sie bei den Einstellungen angeben, aus welchen Dienstplan die Dienste übernommen werden sollen. Sie können den Soll- oder Ist-Dienstplan angeben.

Besuche des Klienten

Sie können sich den Tourenplan aus der Sicht des Klienten anzeigen lassen, damit können Sie schnell ersehen, welche Mitarbeiter und zu welcher Zeit Sie bei einem Klienten ankommen werden.

Besuche des Klienten

Die Besuche können Sie auch ausdrucken, und den Plan falls gewünscht dem Klienten aushändigen, damit er genau weiß, wann er und von wem besucht wird.

Mitarbeiterwechsel

An manchen Tagen möchten die Mitarbeiter den Tourenplan wechseln. Dies passiert, wenn sich ein Mitarbeiter krank meldet und vertretungsweise ein anderer Mitarbeiter einspringen muss. Dann können Sie die Tourenpläne zwischen den Mitarbeiter einfach wechseln.

Mitarbeiterwechsel

Der Mitarbeiterwechsel kann für ein Tag vorgenommen werden.

Status

Zu jedem Tourenplan wird ein Status geführt. Sie können am Status sehen, wann und von wem der Tourenplan erstellt ist, sowie wann der Tourenplan für den Mobil-Cockpit freigegeben ist.

Status

Löschen

Sie können jederzeit den Tourenplan löschen. Abhängig von der Sicht, können Sie den Tourenplan tage- oder wochenweise löschen.

Manchmal ist das Löschen des Tourenplans notwendig, wie z.B. für das Erstellen des Tourenplans aus dem Dienstplan, denn auf einen bestehenden Tourenplan wird nicht ein neuer Tourenplan erstellt. Daher wird der Tourenplan falls vorhanden zuerst gelöscht.

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