DTA

Einführung

DTA ist die Abkürzung für "Datenträgeraustausch". Beim Datenträgeraustauschverfahren werden die sogenannten DTA-Dateien im DTA-Format weitergegeben. Diese können auf Magnetbändern, Bandkassetten, Disketten, Speicherkarten oder einem ähnlichen Medium gespeichert sein oder elektronisch per DTA übertragen werden.

Navigation

Abrechnungsart finden Sie über Navigation -> Stammdaten -> Firmendaten -> Einstellungen -> Abrechnung -> Abrechnung über

Voraussetzung

Grundeinstellungen für den DTA im meinpflegedienst.com

1. E-Mail für das Versenden einrichte
2. Abrechungscode/Tarifkennzeichen für SGB V und SGB XI einpflegen
3. Einstellungen für die Abrechnung
4. Zertifikat für das Versenden der E-Mail einrichten
5. Kostenträger Krankenkasse/Pflegekasse, Kassennummer einpflegen (Bei Kostenträger: die richtige Abrechnungsart auswählen)
6. Verordnungen und Genehmigungen richtig einpflegen
7. Positionsnummer bei den Leistungen

E-Mail einrichten

E-Mail einrichten dient dazu, damit das Versenden der E-Mail aus meinpflegdienst.com ermöglicht wird Bitte klicken Sie auf den Briefumschlag, daraufhin erscheint ein Pop-Up-Fenster. Bitte geben Sie folgende Daten ein:

1. Email: E-Mail-Adresse des Pflegedienstes
2. Servername (Können Sie bei Ihren Provider erfragen)
3. Passwort (Bitte das Passwort der o.g. Email-Adresse eingeben)
4. Verbindungssicherheit: Wählen Sie aus, nachdem Sie diese Information vom Provider erhalten haben und klicken Sie bitte auf speichern.

Hilfestellung des Providers

Einstellungen für die bekannten Provider:

Nachdem erfolgreichen speichern, erhalten wir (dealsoft) an unsere E-Mail-Adresse (info@dealsoft.de) eine Benachrichtigung.

Firmendaten: Datenaustausch

Um den Datenträgeraustausch zu ermöglichen, müssen die erforderlichen Firmendaten eingetragen werden. Die folgenden Angaben sind für den Datenträgeraustausch notwendig: Diese Daten können Sie einsehen, indem Sie den Pfad Stammdaten → Firmendaten wählen und den Tab-Reiter „Datenaustausch“ auswählen. Klicken Sie auf den Tab "Datenaustausch" und tragen Sie bitte die folgenden Informationen ein:

1. Der Ansprechpartner: Name des Inhabers oder Geschäftsführers
2. E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Pflegedienstes
3. Abrechnungscode/Tarifkennzeichen für SGB V
4. Abrechnungscode/Tarifkennzeichen für SGB XI (steht auf Ihrem Rahmenvertrag oder Sie fragen direkt bei der Krankenkasse nach).

Der Abrechnungscode/Tarifkennzeichen bezieht sich auf die Preisvereinbarung im deutschen Gesundheitswesen zwischen den Krankenkassen und den Leistungserbringern. Diesem Code ist ein eindeutiger Leistungserbringergruppenschlüssel (LEGS) zugeordnet. Dieser siebenstellige Schlüssel setzt sich aus dem Abrechnungscode (AC) und dem Tarifkennzeichen (TK) der Preisvereinbarung zusammen.

Der Abrechnungscode ist eine zweistellige Ziffer, die die Berufsgruppe oder Leistungsart kennzeichnet. Er wird dem Leistungserbringer bei seiner Zulassung oder Anerkennung durch den Kostenträger oder den anerkennenden Verband (zum Beispiel im Behindertensport durch den entsprechenden Landesverband) mitgeteilt. Die für die verschiedenen Berufsgruppen gültigen Abrechnungscodes sind in den Schlüsselverzeichnissen der Sozialgesetzbücher (SGB) festgelegt, beispielsweise in § 105 SGB XI, Anlage 3.

Das Tarifkennzeichen besteht aus fünf Ziffern und dient zur Kennzeichnung der Preisvereinbarung. Die ersten beiden Ziffern geben den Geltungsbereich des Vertrages an, während die letzten drei Ziffern die laufende Vertragsnummer bezeichnen. Die Art der Vergabe der Tarifkennzeichen ist nicht geregelt und liegt im Ermessen der Kostenträger, die sie vergeben.

Firmendaten: Einstellungen -> Abrechnung

Es gibt Pflegedienste, die die Abrechnung über die PVS, Dr. Löffler & Co. KG oder über die BFS durchführen. Diese müssen Sie dann bei den Einstellungen - > Abrechnung auswählen.

Stammdaten -> Firmendaten -> Einstellungen -> Abrechnung

Abrechnung über

1. PVS-Factoring - Rechnungen werden an die Email pflege@pvs-mefa.de gesendet
2. Dr. Löffler & Co. KG - Rechnungen werden an die Email dta@abrechnungszentrale.de gesendet
3. AS Abrechnungsstelle - Rechnungen werden an die Email dta-pflege@as-bremen.de gesendet
4. Eigene Email - Rechnungen werden an die eigene Email-Adresse die in Firmendaten bei Datenaustausch hinterlegt ist.
5. --- werden die Rechnungen an die Kranken-/Pflegekasse gesendet.

- Online-Factoring BFS: - Wenn die Abrechnung über die BFS durchgeführt wird, muss unter den Firmendaten -> Einstellungen -> Abrechnung folgendes ausgewählt sein: "Online-Factoring BFS" Auswahl mit "ja" einpflegen.

WICHTIGE INFO im Modul -> Rechnungen

Übernehmen in Firmendaten

Um die Abrechnung abzuschließen, ist die Erstellung einer Datei für BFS erforderlich. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Klicken Sie auf den Button-Aktion und wählen Sie dann "BFS facto.dat" aus. Treffen Sie die Auswahl der Rechnungen, die Sie versenden möchten (es können alle Rechnungsarten ausgewählt werden). Nachdem Sie die Rechnungen ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button-BFS facto.dat, um eine Datei zu generieren. Diese Datei wird lokal auf Ihrem Desktop gespeichert. Anschließend laden Sie die Datei auf der BFS-Website hoch.

Um die Zuordnung der Rechnungen bei BFS zu erleichtern, ist es empfehlenswert, dass die Rechnungsnummern 4-stellig sind. Daher bitten wir Sie, bei der ersten Rechnung die Rechnungsnummer auf eine 4-stellige Nummer umzustellen. Dadurch werden auch die folgenden Rechnungsnummern automatisch 4-stellig sein.

DATEV-Schnittstelle:

Auswahl: ja oder nein

Anzahl der Leistungsgruppe:

Diese muss nur ausgewählt werden, wenn Sie in Ihrem Bundesland nach Leistungsgruppen vergüten, Auswahl mit (1). einpflegen.

Ber. nach §9 NPflegeG.:

Diese muss nur ausgewählt werden, wenn Sie in Ihrem Bundesland die Berechnung nach §9 NPglegeG. durchführen müssen, Auswahl mit "ja" einpflegen.

Löschen der Rechnungen erlauben.

Zertifikat

Für den Datenträgeraustausch ist ein Zertifikat erforderlich, das Sie über uns beantragen können. Nach erfolgreichem Antrag erhalten Sie von uns eine E-Mail, die einen Antragsformular enthält. Dieses Antragsformular sollten Sie ausdrucken, ausfüllen und zusammen mit einer Kopie Ihres Ausweises per Fax an ITSG senden. Nach Prüfung erhalten Sie von ITSG eine E-Mail mit dem Zertifikat, das Sie anschließend in meinpflegedienst.com integrieren können.

Kostenträger Krankenkasse

Um einen Kostenträger Krankenkasse einzupflegen, gelangen Sie indem Sie über die NAVIGATION -> Kostenträger -> Krankenkasse, gehen.

Kostenträger Daten für den DTA sind folgende:

1. Name der Kasse
2. Kassennummer: diese finden Sie auf der Krankenversichertenkarte des Klienten oder auf der Verordnung "Häuslicher Krankenpflege"
3. Kassenarterkennung muss richtig ausgewählt sein, z.B.
   AOK = AOK
   BKK = Betriebskrankenkasse
   Bundesknappschaft = Knappschaft
   HEK = Ersatzkassen,
   IKK = Innungskasse
4. Eigene Email - Rechnungen werden an die eigene Email-Adresse die in Firmendaten bei Datenaustausch hinterlegt ist.
5. Abrechnungsart ob Einzelleistungsvergütung oder Leistungsgruppenvergütung
Abrechungsart nach "Einzelleistungvergütung":
Wird in folgenden Bundesländern durchgeführt: Hessen, Niedersachen, Bayern, Berlin, Rheinland-Pfalz,Thüringen
Abrechnungsart nach "Leistungsgruppenvergütung":
Wird in folgenden Bundesländer durchgeführt: Baden-Württemberg, Brandenburg, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern, Nordrhein-Westfalen, Hamburg, Sachen,
6. Datenaustausch mit "ja" auswählen
7. Datenaustauschart auswählen

Beispiel:

Bei der Pflege der Allgemeindaten der Kostenträger (Krankenkassen) in unserem Programm ist darauf zu achten, dass bei den jeweiligen Kostenträger, Punkt 2. die Kassennr., Punkt. die Kassenartkennung eingetragen sind, beim Datenaustausch Punkt 5 „Ja“ vorgewählt ist, sowie bei Punkt 6 die Datenaustauschart eingestellt ist.

Kostenträger Klient

Nachfolgende Klienten-Daten sind Voraussetzung für den Datenträgeraustausch:



Diese Daten können ersehen werden, wenn man den Klienten auswählt.

Die Versicherungsnummer und der Status des Klienten, sind bei jedem Versicherten in seiner Krankenversicherungskarte zu finden und werden beim jeweiligen Kostenträger des Klienten eingetragen. Wenn man den gewünschten Kostenträger zweimal anklickt, erscheint das folgende Dialogfeld, aus dem man die Angaben entnehmen kann:


1. Krankenversicherungsnummer
2. Status

Kostenaufteilung

1. Kosten SGB V
2. Kosten SGB XI
3. Kosten §45b SGB XI
4. Kosten §43b SGB XI

Der Pflegegrad ist bei den persönlichen Daten des Klienten einzusehen.

Verordnung

Um Rechnungen für SGB V zu erstellen, ist es erforderlich, die Verordnung und die Genehmigung einzutragen. Für den Versand per DTA ist es wichtig, dass das Genehmigungsdatum und das Genehmigungskennzeichen vorhanden sind.

Klient Arzt

Bei den Arztdaten sind die Arzt-Nr. und die Betriebsstätten-Nr. unbedingt einzutragen, da diese für die Datenübertragung zwingend erforderlich sind. Diese Daten können Sie anhand der ärztlichen Verordnung einsehen.

Positionsnummer

Eine Voraussetzung für den Datenträgeraustausch ist auch die richtig eingetragene Positionsnummer. Dorthin gelangen Sie unter Navigation —> Stammdaten —> Leistungen SGB V und Leistungen SGB XI.

Rechnungen per DTA senden

Sobald alle Voraussetzungen für den Datenträgeraustausch erfüllt sind – das bedeutet, dass Sie das Zertifikat erhalten haben und die erforderlichen Daten in meinpflegedienst.com eingegeben wurden – können die Daten an die entsprechenden Kostenträger übertragen werden. Derzeit erfolgt die Datenübertragung ausschließlich an die Krankenkassen. Um Rechnungen an die Kostenträger zu senden, müssen diese zuerst erstellt und gespeichert sein.

Wenn Sie auf die Rechnungsübersicht eines Klienten zugreifen, wählen Sie die Art der Rechnung aus (SGBV oder SGB XI), die übertragen werden soll. Klicken Sie hierfür auf den entsprechenden Tab-Reiter. Um eine Rechnung zu versenden, wählen Sie Senden, dann direkt, und bestätigen Sie mit Ja. Alternativ können Sie eine Rechnung zur Vermerk-Liste hinzufügen, sodass sie später als Sammelrechnung übertragen wird. Nach dem Versand können Sie ein Übertragungsprotokoll abrufen, indem Sie auf Übertragungsprotokoll-klicken.

Einige Krankenkassen fordern, dass die Rechnungen nicht einzeln, sondern als Sammelrechnung gesendet werden. Um dies zu tun, markieren Sie zuerst alle Rechnungen, die als Sammelrechnung versendet werden sollen. Gehen Sie dann zur Liste der Rechnungen zurück und klicken Sie auf Aktionen. Wählen Sie Senden der Sammelrechnungen. Nach dem Versand ändert sich der Status der Rechnungen automatisch in der Rechnungsliste. Ein Dialog wird angezeigt, in dem die vermerkten Rechnungen aufgelistet sind. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Sammelrechnung zu überprüfen. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Senden und bestätigen Sie mit Ja, um die Rechnung an den Kostenträger zu übertragen.

Die Urbelege (Begleitzettel) für die Krankenkasse können Sie ausdrucken, indem Sie den Tab-Reiter gesendete Sammelrechnungen wählen und Drucken Begleitzettel-anklicken. Mit der Bestätigung durch Ja wird der Urbeleg gedruckt. Diesen können Sie dann per Post an die Krankenkasse senden.