Zahlungseingang

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Einführung

Der Zahlungseingang dient zur Mini-Buchhaltung.

Navigation

Zahlungseingang ist in der Navigation unter ZAHLUNGSEINGANG zu finden.

Zahlungseingang Navigation 1.jpg

Verwendung

Zahlungseingang wird in folgenden Bereichen verwendet:


Zahlungseingang

Aus dem Modul Zahlungseingang können Sie ihre erstellten Rechnungen buchen. Alle Rechnungen die Sie erstellen, werden im Zahlungseingang wiedergegeben. Die zu buchende Rechnung können Sie in 2 verschiedenen Varianten auswählen:

  1. Klient/-in
  2. Rechnungsnummer


Zahlungseingang anwendung 1.jpg

Buchung erfassen

Eine Buchung über den Klienten erfassen, erfolgt wie folgt:

  1. Klient auswählen
  2. Im unteren Bereich die Rechnung mit einem Doppelklick auswählen
  3. Automatisch wird die Rechnungsnummer und der erfasste Betrag übernommen.
  4. Das Datum der Buchung einpflegen
  5. Button "Buchen" betätigen

Zahlungseingang Klient auswählen.png

Zahlungseingang buchung bestätigen.png


Wenn eine Rechnung gebucht ist, erscheint diese nicht mehr in der unten aufgeführten Liste.

Mahnungen/ Zahlungserinnerung

Eine Mahnung, bei Entgeltforderungen auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, ist die bestimmte und eindeutige 
Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Sie erfolgt einseitig durch den 
Gläubiger und ist empfangsbedürftig durch den Schuldner.


Für die unbezahlten Rechnungen können Sie eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnungen erstellen und ausdrucken. Die Zahlungserinnerung/Mahnungen befinden sich in der Navigation "Zahlungseingänge" in dem Tabreiter "Mahnungen".

Hier können Sie Mahnungen erstellen sowie die Mahnstufen für Ihren Pflegedienst festlegen. Die Mahnstufen werden unter Aktionen->Einstellungen festgelegt, dabei legen Sie fest, nach welcher Zeit eine Mahngebühr zu entrichten ist. Es sind drei Mahnstufen vorgegeben.

Sie wollen bei der Erstellung der Zahlungserinnerungen/Mahnungen immer wissen, wann diese erstellt und wann diese an den Empfänger gesendet wurden. Weiterhin möchten Sie, dass die Mahnungen automatisch als bezahlt gekennzeichnet werden sowie, dass Sie die Mahnungen aus Kulanz oder einem anderen Grund auf erledigt setzen. Vielleicht möchten Sie lediglich die Liste der aktiven Zahlungserinnerungen/Mahnungen einsehen? Das alles können Sie jetzt in dem Mahnwesen von meinepflegedienst.com tun. Dies wird durch die neue Statusverwaltung der Zahlungserinnerungen/Mahnungen ermöglicht.


Zahlungseingang mahnungen.png


Funktionen

Folgende Funktionen sind in der Übersicht der Mahnungen verfügbar:


Zahlungseingang Mahnungen funktionen .png

  1. Klient/in auswählen
  2. Erstellen
  3. Stufe erhöhen
  4. Aktionen
    1. Ändern
    2. Gesendet
    3. Erledigt
    4. Status anzeigen
    5. Löschen
    6. Einstellungen
    7. Textbaustein
  5. Filter
  6. Drucken
  7. Excel
  8. Notiz
  9. Suche

Aktionen

Hier werden Ihnen sämtliche Aktionen, die Sie in den Einstellungen vornehmen können, beschrieben:

Zahlungseingang Einstellungen .png


Ändern

Sie haben die Möglichkeit eine erfasste Mahnung/Zahlungserinnerung zu ändern, indem Sie die Zahlungserinnerung/Mahnung in der Übersicht auswählen und unter Aktionen den Button Ändern betätigen. Im angezeigten POP Up Fenster "Mahnung ändern" können Sie dann, die gewünschte Änderung vornehmen.

Zahlungseingang Mahnungen ändern .png

Gesendet

Sie haben die Möglichkeit den Status der Zahlungserinnerung/Mahnung zu ändern auf gesendet, so können Sie sich vergewissern, dass die Mahnung verschickt worden ist, wenn Sie diese mit der Post versendet haben.

Erledigt

Wenn die Zahlungserinnerung/Mahnung beglichen wurde, können Sie diese in der Übersicht auswählen und unter Aktionen "Erledigt" verschwindet diese aus der Übersicht.

Status Anzeigen

Der Status Ihrer erstellten Zahlungserinnerung/Mahnung, wird Ihnen in der rechten Spalte angezeigt.

Sie können zu den einzelnen Zahlungserinnerungen/Mahnungen immer nachvollziehen, wie der zeitliche Verlauf der Zahlungserinnerung/Mahnung gewesen ist. Dazu können Sie zum Eintrag die Aktion "Status anzeigen" aufrufen. Es wird ein Fenster mit der List aller Statis samt Datum/Uhrzeit und Benutzer angezeigt.

Hier ist die Liste der möglichen Status die eine Zahlungserinnerung/Mahnung haben kann;

  1. Zahlungserinnerung erstellt
  2. Zahlungserinnerung gedruckt
  3. Mahnung 1 erstellt
  4. Mahnung 1 gesendet
  5. Mahnung 2 erstellt
  6. Mahnung 2 gesendet
  7. Mahnung 3 erstellt
  8. Mahnung 4 gesendet
  9. bezahlt - die Mahnung ist bezahlt
  10. erledigt - die Mahnung ist erledigt

Der Status einer Zahlungserinnerung oder Mahnung wird vom System automatisch nach der Erstellung gesetzt oder wenn die Stufe der Mahnung erhöht wird. Der Status, dass eine Mahnung gesendet ist, muss manuell ausgewählt werden. Sie können das mit der Aktion "Status gesendet setzen" tun. Damit kennzeichnen Sie, dass Sie die Mahnung an den Empfänger gesendet haben.

Der Status "bezahlt" wird automatisch gesetzt, wenn Sie eine Rechnung buchen. Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung wird auch als bezahlt gekennzeichnet, wenn ein Teilbetrag der Rechnung bezahlt ist. Wenn Sie eine Mahnung aus einem beliebigen Grund als erledigt kennzeichnen wollen und diese soll dann nicht mehr als aktive Zahlungserinnerung/Mahnung angezeigt werden, können Sie das mit der Aktion "Status erledigt setzen" tun.

Löschen

Sie haben die Möglichkeiten die erstellte Zahlungserinnerung/Mahnung unter den Button "Löschen" zu löschen.


Einstellungen

Bei den Einstellungen legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Zahlungserinnerung erstellt werden soll. Vom System aus werden 15 Tage eingetragen. Falls Sie eine andere Regelung haben, können Sie diese entsprechend anpassen.

In dem Pop Up-Dialog können auch die Anzahl der Tage für die 3 Mahnstufen sowie der Mahnbetrag festgelegt werden. Bei der Zahlungserinnerung gibt es keine Mahngebühr.

Zahlungseingang Aktionen Einstellungen .png

Textbausteine

Für die Zahlungserinnerung gibt es unterschiedliche Textbausteine, einer für den Ausdruck sowie für die Mahnungen. Vom System aus werden die Texte der Mahnungen automatisch in die Textbausteine der Zahlungserinnerung kopiert. Falls Sie unterschiedliche Texte haben sollten, können Sie diese entsprechend eingeben.


In dem Pop Up-Dialog gibt es zwei Tab-Reiter: einen für die Texte der Mahnungen und einen für die Zahlungserinnerung.


Zahlungseingang Textbaustein.png

Mahnung erstellen

Um Zahlungserinnerungen/Mahnungen zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Erstellen". Es werden alle offenen Rechnungen überprüft und abhängig von den Tagen ab dem Rechnungsdatum, wird die Zahlungserinnerung oder Mahnung mit der ausgerechneten Mahnstufe zum Erstellen angeboten.


Zahlungserinnerung Mahnungen.png


Zahlungserinnerung Mahnungen erstellen.png

Nachdem die Zahlungserinnerung/Mahnung erstellt worden ist, kann diese ausgedruckt sowie verschickt werden. Sollten die Rechnungen nach der Anmahnung immer noch offen sein, kann die Stufe für die Zahlungserinnerung erhöht werden. Somit entsteht aus der Zahlungserinnerung eine Mahnung mit der Mahnstufe 1.


Zahlungserinnerung Mahnungen button drucken.png


Zahlungserinnerung Mahnungen drucken.png

Offene Rechnungen

In der Kontokorrentbuchführung entsteht ein offener Posten, wenn eine Rechnung gebucht wird. Durch Zahlung der Rechnung wird der Posten ausgeglichen. Man unterscheidet hier zwischen: Forderungen gegenüber einem Debitor (Kunden) Verbindlichkeiten gegenüber einem Kreditor (Lieferanten)

Offene Posten, die Verbindlichkeiten darstellen, werden mit Hilfe von Offene-Posten-Listen geprüft, um Zahlungstermine zu überwachen und Verzugszinsen wegen verspäteter Zahlung zu vermeiden oder Skonto erhalten zu können. Offene Posten auf Debitorenkonten werden regelmäßig mit den Zahlungseingängen abgeglichen, um überfällige Forderungen mahnen zu können.


Zahlungseingang offene Rechnungen.png



In "Offene Rechnungen" haben Sie den Überblick aller noch nicht beglichener Rechnungen.

Die offenen Rechnungen können Sie auf verschiedene Art und Weise suchen.

  1. Jahr auswählen
  2. Monat auswählen

Funktionen

  1. Jahr
  2. Monat
  3. Drucken
  4. Excel
  5. Notiz
  6. Suche

Jahr

Bei der Auswahl Jahr, können Sie die gewünschte Auswahl treffen, für welches Jahr Sie ihren offenen Posten suchen.

Monat

Bei der Auswahl Monat, können Sie die Auswahl der Kalendermonaten selbst steuern und es wird Ihnen nur der Monat angezeigt, welchen Sie ausgewählt haben.

Excel

Sie haben die Möglichkeit die ersichtlichen Daten aus der Übersicht in Excel zu übertragen/exportieren. Dieses dient dazu, Ihre Listen zu ergänzen oder zu überarbeiten.

Drucken

Unter dem Button "Ducken" können Sie folgende Vorlagen ausdrucken

  1. Buchungsliste
  2. Buchungsliste mit Punkten
  3. aktuelle Ansicht

Bezahlte Rechnungen

Wurde eine Rechnung beglichen, können Sie dieses in "Bezahlte Rechnungen" einsehen.

Funktionen

  1. Jahr
  2. Monat
  3. Drucken
  4. Excel
  5. Notiz
  6. Suche

Zahlungseingang bezahlte Rechnungen.png


Die bezahlten Rechnungen können Sie auf verschiedene Art und Weise suchen.

  1. Jahr
  2. Monat

Drucken

Unter dem Button "Ducken" können Sie folgende Vorlagen ausdrucken:

  1. Buchungsliste
  2. Buchungsliste mit Punkten
  3. aktuelle Ansicht