Mobile Datenerfassung

Aus Dokumentation meinpflegedienst.com
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Sie und Ihre Mitarbeiter sind viel unterwegs – dafür gibt es unsere Android-App für meinpflegedienst.com. Ob vom Tablet oder vom Smartphone aus: mit der App haben Sie auch unterwegs alle Daten griffbereit. Über die App können Sie schnell und bequem Leistungserfassung direkt vor Ort eingeben und alle relevante Daten zu einem Klient wie z.B. Übergabebucheinträge, Vitalwerte, Aufgaben.


Voraussetzungen

Die App von meinpflegedienst.com kann nur mit einem Andoid-Smartphone betrieben werden.

Die App können nur die Benutzer nutzen, die das Produkt meinpflegedienst.com Mobil gebucht haben.

Installation

Die App kann aus dem Google Play Store installiert werden:

Google Play Store meinpflegedienst.com .

oder direkt von meinpflegedienst.com:

Download meinpflegedienst.com


Anmeldung/Abmeldung

In die App können sich nur Benutzer anmelden, die in meinpflegedienst.com Standard angelegt sind. Bei der Anmeldung geben Sie Ihren Benutzername und Passwort ein.

Anmeldung


Aus jedem Bereich der App haben Sie die Möglichkeit sich abzumelden.

Hinweis: Melden Sie sich Tag an und ab in der App. Am besten vor dem Arbeitsbeginn und nach Ende des Arbeitstages. Der Gründe für das tägliche an- und abmelden sind die Sicherheit und die Aktualisierung der Daten.


Navigation

Sie können aus jedem Bereich der App in ein anderen Bereich springen. Dazu öffnen Sie die Navigation in dem Sie auf da Icon links in der oberen Ecke antippen.

Navigation


Funktionen

In diesem Abschnitt sind alle Funktionen der App beschrieben.


Start

Die Startansicht der App ist in 5 Rubriken unterteilt. Alle Rubriken werden pro Tag angezeigt, d.h. die Daten sind benutzerdefiniert und betreffen ausschließlich den jeweiligen Benutzer der App. Folgende Rubriken werden samt benutzerdefinierten Daten angezeigt:

  • Meine Tour- aktuelle Tour zum aktuellen Tag des jeweiligen Benutzers
  • Nachrichten- Anzeige der zuletzt versandten Nachricht an andere Benutzer der App
  • Aufgaben- aktuelle Aufgaben zum aktuellen Tag des jeweiligen Benutzers
  • Übergabebuch- zeigt in der Startübersicht ausschließlich Notizen von Klienten einer aktuellen Tour an
  • Geburtstage- zeigt aktuelle Geburtstage zum aktuellen Tag von Mitarbeitern und Klienten an


Start


Aus der Startansicht heraus, gelangen Sie durch einmalige Berührung mit dem Finger, in den jeweiligen Menüpunkt. Ein Fingerdruck genügt und Sie gelangen in die detaillierte Ansicht der jeweiligen Rubrik bzw. der jeweiligen Funktion.

In der Startansicht befindet sich oben eine zusätzliche Funktion über welche Sie verschiedene Checks der App ausführen können. Sie können immer prüfen, ob Internet, GPS sowie die Synchronisierung aktiv sind.

Meine Tour

Mit der App lässt sich jede Tour in Echtzeit verfolgen. Der Start und das Ende werden minutengenau erfasst. Alle Informationen zur Tour, den Klienten sowie die dazugehörigen Leistungen erbracht werden sollen, werden hier detailliert aufgeführt.


Meine Tour Übersicht Meine Tour Detail


Damit eine Tour in der App angezeigt werden kann, sollte diese in der Standard-Version von meinpflegedienst.com zuvor angelegt worden sein.

Legen Sie die Touren zuvor nicht an, so kann in der App keine Tour zum laden angezeigt werden. Sie erhalten in der "Meine Tour- Übersicht" die Meldung: Keine Tour vorhanden.

Ist eine Tour für den jeweiligen Mitarbeiter zum laden vorhanden, so wir dieses mit dem grünen Pfeil, der nach unten zeigt in der "Meine Tour- Übersicht" signalisiert. Klicken Sie auf den Pfeil, erscheint die Meldung: Möchten Sie die Tour laden? Wählen sie Ja und die Tour wird geladen, wählen Sie nein passiert nichts.


Sie starten ihr heruntergeladene Tour, in dem Sie den ersten Einsatz auswählen und diesen mit betätigen des Buttons "Starten" beginnen. Somit wird die genaue Zeiterfassung vor Ort beim Klienten gestartet und genauso beendet, sobald ein Einsatz beendet wurde. Um einen Einsatz zu beenden, betätigen Sie den Button "Stop" und der Einsatz wird beendet und die genaue Einsatzzeit ist erfasst. Dieses Vorgehen wiederholen Sie bei jedem Einsatz einer Tour.

Meine Tour Detail Meine Tour Detail


Alle Daten lassen sich durch zwischenzeitliches synchronisieren zwischen der Standard-Version und App jederzeit auf den aktuellsten Stand bringen. Sie können jederzeit vom Büro aus alle mobil erfassten Daten abrufen. Im 
Umkehrschluss können alle Nutzer der App alle Daten, welche während eines Einsatzes oder im Laufe des Tages über die Standard-Version eingegeben wurden, per synchronisieren der App -entweder über die Funktion oben rechts; 
Synchronisieren oder durch "wischen nach unten" der Übersicht via Touchsystem- abgerufen werden. 


Sie können einen Einsatz abweisen, indem Sie den jeweiligen Einsatz auswählen und den Button "Mehr" berühren. Es erscheint ein Pop- Up mit dem "Abweisen"- Button. Berühren Sie diesen, geben Sie den Grund der Abweisung ein und klicken Sie auf das Häkchen oben rechts und der Einsatz ist abgewiesen:

Meine Tour Detail Meine Tour Detail Meine Tour Detail


Darüberhinaus haben Sie die Möglichkeit eine Tour, welche aus den verschiedensten Gründen nicht ausgeführt werden kann, zurückzusenden bzw. abzuweisen. 
Genauso können sie auch Einsätze hinzufügen, alles mit wenigen "Berührungen".

Wurde ein Einsatz abgewiesen, so wird Ihnen das im unteren Arbeitsfeld der Zeiten der Einsatzes anhand des Symboles "X Abgewiesen" symbolisch dargestellt.


Meine Tour Detail Meine Tour Detail


Sollen zu einem bereits geplanten Einsatz weitere Leistungen hinzukommen, können Sie diese Leistungen hinzufügen. Sie wählen den jeweiligen zuvor gestarteten Einsatz aus und klicken auf das Symbol der drei Streifen neben der Uhr im oberen Arbeitsfeld der Übersicht:

Meine Tour Detail

Ihnen öffnet sich die Übersicht der zu erbringenden Leistungen des Klienten. Je nach zuvor in den Stammdaten hinterlegten Leistungsart, sind alle Leistungen unterteilt und werden nach Paragraphen SGB V & SGB XI sortiert angezeigt. Klicken sie auf das Symbol "+" rechts in der Leiste neben SGB V / SGB XI. Sie gelangen daraufhin in die Leistungsübersicht des jeweiligen Paragraphen. Wählen sie eine Leistung aus und diese erscheint in der Übersicht der Leistungen des Einsatzes. Vergeben sie die Häufigkeit der Leistung in das Feld mit der Zahl 0 ein.


Meine Tour Detail Meine Tour Detail


Es gibt die Möglichkeit, auf den Klienten bezogene Bemerkungen in der Detailansicht eines Einsatzes zu hinterlegen. Klicken Sie auf den grünen Stift rechts neben dem Feld der Bemerkung. Sie können im Anschluss eine Bemerkung verfassen und diese daraufhin abspeichern. Klicken Sie hierfür auf den weißen Stift im oberen Arbeitsbereich und erfasste Bemerkung ist hinterlegt und sichtbar.

Meine Tour Detail Meine Tour Detail Meine Tour Detail


Bitte beachten Sie, dass die Abmeldung aus der App nur mit vorherigem Beenden der Tour auszuführen ist. Alle in der Tour geplanten Einsätze sollten zuvor beendet worden sein.

Nachrichten

Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten mit den Kollegen untereinander auszutauschen. Die Nachrichten werden in einer Chatfunktion ausgetauscht und werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Die Anwendung ist sehr simpel, intuitiv:

Nachrichten Menü.png


Sie möchten eine Nachricht verfassen? Klicken Sie auf das Symbol "+", Ihnen öffnet sich daraufhin die Liste alle Mitarbeiter. Wählen Sie den passenden aus, verfassen Sie die Nachricht und klicken Sie auf senden:

Nachrichten verfassen.png

Sie können selbstverständlich mehrere Nachrichten hintereinander versenden.

Aufgaben

Über die App, können Sie aktuelle Aufgaben erstellen und einsehen. Es werden insgesamt 50 Aufgaben in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Diese Aufgaben sind auch in der Standard-Version von meinpflegedienst.com zu sehen. Nach öffnen des Menüpunktes "Aufgaben", wird Ihnen folgendes angezeigt:

Aufgabe1.png Aufgabe erstellen


Sie können über die App direkt Aufgaben erstellen und sich oder einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

Eine Aufgabe kann auch geändert werden.

Fotos

Sie haben die Möglichkeit, Fotos aufzunehmen und bei einem Klienten abzuspeichern. Allen Fotos kann eine Bemerkung beigefügt werden. Zusätzlich wird eine Liste aller gespeicherten Fotos zur Verfügung gestellt. Erlauben Sie bitte nach erscheinender Meldung, den Zugriff auf die Kamera Ihres Smartphones und schon kann es losgehen.


Zugriff Kamera.png

Fotos aufnehmen

Sie klicken auf das Menü "Fotos" und befinden sich somit im Bereich der Fotos. Klicken Sie das Symbol "+ ", daraufhin klicken Sie bitte auf das Symbol der Kamera. Sie befinden sich im Kamera-Modus und können Fotos aufnehmen:

Foto aufnehmen.png Foto aufnehmen2.png


Übernehmen Sie bitte daraufhin das aufgenommene Foto und dieses erscheint daraufhin in der App und wird in der Liste der gepeicherten Fotos angezeigt:

Foto Liste.png


Sie können das aufgenommene Foto samt einer Bemerkung einem Klienten zuweisen bzw. abspeichern. Wählen Sie hierfür den jeweiligen Klienten aus, fügen Sie eine Bemerkung hinzu und speichern Sie das Foto ab. Sofort erscheint das gespeicherte Foto beim Klienten:

Foto Bemerkung einfügen.png

Foto aus dem Ordner auswählen

Alle Fotos, die Sie über Ihren Benutzernamen in der App aufnehmen, werden in Sie haben die Möglichkeit, bereits aufgenommene Fotos aus dem Foto-Ordner Ihres Smartphones mit Bemerkungen zu versehen und Klienten zuzuweisen. Die Vorgehensweise ist simpel:

Klicken Sie auf das Symbol "+" und dann auf das Symbol des Ordners. Es öffnet sich der Datei- Ordner mit allen aufgenommenen Fotos in chronologischer Reihenfolge. Wählen Sie das entsprechende Bild aus und versheen Sie dieses mit einer Bemerkung und ggf. weisen Sie dieses Foto einem Klienten zu. Haben Sie alle Daten eingegeben, klicken Sie auf das Symbol des Häckchens und das Foto ist samt Bemerkung und Klientenzuweisung abgespeichert. Dieses Foto befindet sich nach Bearbeitung im Datei. Ordner sowie in dem Ordner Fotos der App.

In der Standard-Version von meinpflegedienst.com befindet sich dieses Foto beim Klienten in dem Modul "Datei". Das Foto ist mit Datum sowie ggf. Bemerkung versehen und gespeichert.

Dienstplan

Sie haben die Möglichkeit, den Mitarbeitern über die App, den Dienstplan anzeigen zu lassen. Dieser Dienstplan ist mit dem Soll-Dienstplan der Standard-Version von meinpflegedienst.com identisch. Damit die Mitarbeiter den Dienstplan in App angezeigt bekommen, sollte dieser zuvor in der Standard- Version angelegt und freigegeben werden. Wird ein Dienstplan nicht freigegeben, wird dieser nicht in der App angezeigt.


Sie öffnen den Menü-Punkt "Dienstplan" und Ihnen wird der aktuelle Dienstplan angezeigt:

Dienstplan anzeigen

Sie können die Dienstpläne für alle Mitarbeiter einsehen, in dem Sie einfach einen anderen Mitarbeiter aus der Liste auswählen. Das gleiche gilt für einen weiteren Monat. Der Vorgang ist der gleiche:

Tourenplan

Sie haben die Möglichkeit, dass Sie den Tourenplan über die App bedienen können. Dieser funktioniert wie der Tourenplan in der Standardversion allerdings wird dieser dem Mitarbeiter für den aktuellen Tag im Menü angezeigt:

Tourenplan


Der Tourenplan der App ist stimmig mit dem der Standardversion, die Daten sind also identisch. Bitte beachten Sie, dass sobald ein Ist- Tourenplan in der Standardversion von meinpflegedienst.com angelegt wurde, dieser automatisch in der App angezeigt wird. Ist dieses nicht der Fall und es wurde kein Ist- Tourenplan angelegt, so zeigt die App den Soll- Tourenplan eines Mitarbeiters an:

Sie haben die Möglichkeit einen anderen Tag auszuwählen und sich einen weiteren -sofern angelegt- Tourenplan anzeigen lassen. Hierfür wählen Sie einfach ein anderes Datum aus und Ihnen wird der jeweilige Tourenplan angezeigt:


Sie haben die Möglichkeit einen anderen Mitarbeiter auszuwählen und sich den dazugehörigen Tourenplan anzeigen zu lassen. Hierfür wählen Sie einen anderen Mitarbeiter aus Mitarbeiter-Liste aus und es wird Ihnen der dazugehörige Tourenplan angezeigt:

Übergabebuch

Das Übergabebuch beinhaltet, wie in der Standard-Version von meinpflegedienst.com die Möglichkeit, wichtige Informationen von Mitarbeiter w/m/d zu Mitarbeiter w/m/d zu übergeben. Die Vorgehensweise ist simpel und gleicht die der Standard-Version.


Übergabebuch Übersicht.png

Das Übergabebuch beinhaltet max. 80 Einträge, in chronologischer Reihenfolge, in der Übersicht.


Notiz verfassen: Das Verfassen einer Notiz im Übergabebuch ist sehr simpel. Klicken Sie auf Symbol "+", wählen Sie einen Klienten ggf. aus und erstellen Sie die Notiz in das dafür vorhergesehene Textfeld. Haben Sie die Notiz verfasst, klicken Sie auf das Symbol des Häckchens und die Notiz ist im Übergabebuch erfasst und sichtbar.

Übergabebuch Notiz.png Übergabebuch Notiz2.png

Alle Notizen können auch ohne einen zugehörigen Klienten erfasst werden. Desweiteren werden alle Notizen welche über die App ins Übergabebuch eingetragen werden synchron in der Stadard-Version angezeigt.

Vitalwerte

Sie können mit der App die Vitalwerte der Klienten vor Ort erfassen und über die App dokumentieren. Alle wichtigen Vitalwerte können über die App erfasst und beobachtet werden:

  • Blutdruck
  • Blutzucker
  • Puls
  • Gewicht
  • Temperatur

Vitalwerte Übersicht.png

Alle Werte die erfasst werden werden chronologisch erfasst, d.h. Datum und genauer Zeitpunkt der Erfassung werden ermittelt und hinterlegt. Dieses hilft Ihnen zur Dokumentation sowie Beobachtung der Vitalwerte sowie des Gesundheitszustand des Klienten.

Vitalwerte Chronologie.png

Klient

Das Modul Klient beinhaltet die, wie in der Standardversion von meinpflegedienst.com, Verwaltung der Klienten-Daten. Neben der Eingabe der Klienten-Daten, können Sie sich alle Klienten anzeigen lassen, Klienten suchen sowie beim Klienten Ärzte und Kontaktpersonen zu hinterlegen und zu verwalten. Folgende Punkte beinhaltet das Menü "Klient":

Klient anzeigen

Den Menüpunkt "Klient" anklicken und somit öffnen. Daraufhin öffnet sich Ihnen die Liste aller Klienten. In dieser Ansicht wir Ihnen der Name, Vorname und Wohnort angezeigt.

Klient Liste.png


Um die detaillierten Klienten- Daten einsehen zu können, wählen Sie einen Klienten aus und Sie gelangen in die Detail-Ansicht der Daten:

Klient anzeigen.png

Liste aktualisieren

Wird ein neuer Klient in der App von meinpflegedienst.com angelegt, so kann dieser nach kurzen "refresh" oder "aktualisieren" der Liste angezeigt werden. Die Liste wird durch kurzes "nach unten streichen der Klienten-Liste" aktualisiert oder Sie klicken in der Übersicht der Klienten auf die drei Punkte oben rechts, wählen "synchronisieren" aus und die Liste der Klienten wird mit der Standrad-Version synchronisiert und ist identisch:

Klient synchronisiert1.png

Klient suchen

Sie haben auch eine Suchfunktion in dem Menü des Klienten. Diesen können Sie durch die Eingabe des Namens des jeweiligen Klienten in das dafür vorgesehene Suchfeld ausführen. Im Anschluss wird Ihnen der gesuchte Klient angezeigt:

Klient suchen.png

Sonstiges

Sie haben aus der App heraus die Möglichkeit, Emails direkt an den Klienten zu versenden sowohl als auch Anrufe an den Klienten zu tätigen. Die von Ihnen eingegebenen Klienten- Daten, welche die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse beinhalten, sind in der App verlinkt und können aus dem Menü Klient ausgeführt werden. Wenn Sie auf die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Klienten klicken, öffnet sich Ihnen die jeweils passende App, mit welcher Sie die gewünschten Befehle ausführen können:

Klient E-Mail versenden1.png

Mitarbeiter

In diesem Menü werden Ihnen die Mitarbeiter aufgelistet sowie eine Suchfunktion für diese gegeben.


Liste der Mitarbeiter anzeigen

Wenn Sie das Menü "Mitarbeiter" anklicken, erscheint Ihnen die Liste der Mitarbeiter samt folgender Daten: Name, Vorname sowie Tätigkeit des Mitarbeiters. Somit wird Ihnen eine grobe Übersicht über den Mitarbeiter geboten:


Mitarbeiter Liste.png

Mitarbeiter anzeigen

Sofern Sie detaillierte Mitarbeiter-Daten benötigen, klicken Sie auf den jeweiligen Mitarbeiter und Sie gelangen in die Übersicht samt aller Mitarbeiter bezogenen Daten:


Mitarbeiter einzeln anzeigen.png

Liste erneut laden/ aktualisiert anzeigen

Sie haben die Möglichkeit, um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein, die Mitarbeiter-Liste zu aktualisieren. Dieses wird durch ein "nach unten streichen" der Mitarbeiter- Liste ausgeführt oder Sie klicken oben rechts in der Übersicht der Mitarbeiter auf die drei Punkte und klicken im Anschluß auf "Synchronisieren".


Mitarbeiter Liste aktualisiert.png

Mitarbeiter suchen

Suchen Sie einen bestimmten Mitarbeiter, geben Sie bitte den Namen des jeweiligen Mitarbeiters in das dafür vorhergesehene Suchfeld ein und Ihnen wird der gesuchte Mitarbeiter angezeigt:


Mitarbeiter suchen.png

Einstellungen

Ihnen wird in diesem Menüpunkt die Möglichkeit gegeben, ihre persönlichen Daten einzustellen. Sie können hier Ihre E-Mail-Adresse, das dazugehörige persönliche Passwort festlegen sowie ihr eigenes Foto aufnehmen. Sie haben die Möglichkeit, ein persönlichen Foto aufzunehmen, hochzuladen und in Ihren Einstellungen zu hinterlegen, so dass Ihr "personifizierter" Icon, nach erfolgreicher Anmeldung in die App, angezeigt wird. Alle persönlichen Daten können Sie mit Ihren persönlichen Zugangsdaten in diesem Menüpunkt jederzeit ändern. Die folgenden Bilder veranschaulichen Ihnen, wie die Daten-Eingabe aussehen soll:


Einstellungen anzeigen:


Einstellungen Übersicht.png


Sie möchten Ihr personifiziertes Icon erstellen? In den Einstellung befindet sich das Icon Foto, klicken Sie auf dieses und Sie befinden sich im Foto-Aufnahmemodus. Nehmen Sie ein Foto von sich auf und klicken Sie auf ok. Das Foto ist somit aufgenommen und kann als Anzeigen-Bild benutzt werden. Klicken Sie auf das Symbol des Verzeichnisses und wählen Sie das passende Foto aus. Automatisch wird das Foto hinterlegt und ist auch in der Standard-Version sichtbar. Sie können ebenfalls ein bereits vorhandenes Foto von Ihnen in den Einstellung als Icon benutzen. Hierfür klicken Sie auf das Symbol des Ordners und sie gelangen in den Foto- Ordner Ihres Smartphones. Suchen Sie sich Ihr passendes Foto aus und automatisch wird dieses als Icon in Ihren Einstellungen angezeigt.

Das rot markierte Feld zeigt Ihnen beide Button an, über welche Sie zu Ihrem persönlichen Foto gelangen können.

Einstellungen2.png


Sie möchten Ihr Passwort ändern? Klicken Sie bitte das Symbol des Schlosses. Ihnen öffnet sich daraufhin ein Popup- Fenster, in das Sie das alte sowie das neue Passwort eingeben und speichern. Melden Sie sich daraufhin einmal ab und mit dem neuen Passwort erneut an und das neue Passwort ist aktiv und für alle zukünftigen Anmeldungen anzuwenden.


Passwort neu.png

Fehlerbehandlung

Wir haben Ihnen eine kleine Übersicht der möglichen einzutretenden Fehler aufgeführt.

  • Ich kann mich nicht von der App abmelden:

Überprüfen Sie in den Einstellungen der App die eingegebenen Daten. Löschen Sie diese und melden Sie sich bitte erneut an.