Dienstplan

Aus Dokumentation meinpflegedienst.com
Wechseln zu: Navigation, Suche

Einführung

Der Dienstplan soll nicht nur die Sicherstellung der Leistung über einen gewissen Zeitraum gewährleisten und den konkreten Personaleinsatz organisieren, sondern auch als Nachweis über die erbrachten Arbeitszeiten und die Anwesenheit der Mitarbeitenden bzw. als Nachweis für die Erfüllung der gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen dienen.

Navigation

Dienstplan ist in der Navigation unter DIENSTPLAN zu finden.


Navigation dienstplan übersicht.jpg

Einstellungen

Folgende individuelle Einstellung bzgl. des Dienstplans können durchgeführt werden unter Navigation->Stammdaten->Firmendaten->Einstellungen->Dienstplan:

Dienstplan Einstellungen.png

  1. Dienstplan = Auswahl der Zeilen um bzgl. die weiteren Schichten zu pflegen.
  2. Dienstplantitel = Auswahl zwischen Angabe ohne SOLL und IST oder Angabe mit SOLL und IST
  3. Dienstplan (Summe) = Auswahl zwischen Ausdruck mit Zeiten oder Ausdruck ohne Zeiten

Haben Sie einen Dienstplan, der über mehrere Seiten lang ist? Dann möchten Sie eventuell, dass die Legende nicht auf jeder Seite mit ausgedruckt wird. Dieses ist ab sofort nicht mehr der Fall. Somit werden pro Seite mehr Mitarbeiter ausgedruckt und die Anzahl der Seiten für den Dienstplan wird entsprechend reduziert.

In den Einstellungen bei der Firmendaten können Sie angeben, wie die Legende auf dem Dienstplan ausgedruckt werden soll:

Dienstplan Legende.png

Verwendung

Der Dienstplan wird im folgenden Bereich verwendet:

Voraussetzungen

Die Voraussetzungen einen Dienstplan zu erstellen sind folgende:

  1. Schichten
  2. Mitarbeiter
  3. Team

Schichten

Schichten pflegen unter Navigation->Einstellungen->Schichten

  1. Kürzel und Tourauswahl
  2. Bezeichnung
  3. Die Zeiten pflegen
  4. Art auswählen: z.B. Arbeitszeit, Urlaub,Sonderurlaub, Krank, Fortbildung uns sonstiges
  5. Sortierung
  6. Aktiv

Diese eingegebene Zeit bei der Schicht ist relevant für die Stundenberechnung und wird in den Dienstplan übernommen.

Beispiel:

Schicht pflegen frühdienst 1.jpg

Mitarbeiter -> Arbeitszeit/Gehalt

Mitarbeiter pflegen unter Navigation->Mitarbeiter, Mitarbeiter auswählen und im Tab-Reiter Arbeitszeit/Gehalt die gewünschten bzw. die im Vertrag vereinbarten Daten pflegen.

  1. Arbeitsverhätnis [Beginn, Ende Tätigkeit und Jahresurlaub]
  2. Beschäftugungsverhätnis/Gehalt [Beschäftigungverhältnis, Beschäftigt in %, Abrechnunsggrundlage und Arbeitsentgelt]
  3. Arbeitszeiten [Arbeiszeitangabe auswahl zwichen, pro Tag, pro Wochen und pro Monat]

Beispiel:

Mitarbeiter Arbeitsverhältnis 1.jpg


Diese Angaben sind relevant für die Std. AZ-SOLL im Dienstplan

Team

Funktionen "Soll-Dienstplan"

Dienstplan soll funktionen.jpg

Folgende Funktionen sind in der Übersicht des Dienstplan verfügbar:

  1. Ändern
  2. Team auswählen, wenn auch nach Team gearbeitet wird und die Team´s eingepflegt sind.
  3. Monat/Jahr auswählen
  4. Kontrolle
  5. Statistik -> ersehen Sie pro Mitarbeiter über das Jahr gesehen die vorgegeben Schichten
  6. Aktionen -> Dienstplan löschen wird der komplette Dienstplan von allen Mitarbeiter gelöscht
  7. Filter-> Filter anwenden, wenn Sie die Datenpflege eines einzelnen Mitarbeiter durchführen
  8. Drucken -> Dienstplan ausdrucken oder pro Mitarbeiter detailiert ausdrucken
  9. Senden -> Dienstplan per E-Mail an die ausgewählten Mitarbeiter versenden
  10. Notiz zu dem ausgewählten Monat des Dienstplans erstellen.

Team auswählen

Nachdem für die Teams alle Daten eingepflegt sind, kann der Dienstplan pro Team verwaltet werden. Wenn in den Einstellungen die Organisation nach Teams gesetzt ist, erscheint in der Toolbar des Dienstplans die Auswahlbox Team, in der das Team ausgewählt werden kann.

Um den Dienstplan für ein Team zu planen, wählen Sie das Team aus. Es werden nur die Mitarbeiter des jeweiligen Teams angezeigt.

Dienstplan team auswahl.jpg


Wenn das Team in dem Dienstplan ausgewählt ist, werden nur die Schichten von dem Team angezeigt, die in dem Dienstplan angezeigt werden.

Team ausgewählt und Schicht auswählen.jpg


Die Einträge mit den eckigen Klammern besagen, dass der Mitarbeiter an dem Tag bereits in einem anderen Team verplant ist.

Beispiel:

Dienstplan team erstellt undunter team angezeigt.jpg

Monat/Jahr auswählen

Den Monat/Jahr auswählen für den man den Dienstplan erstellen möchte.

Dienstplan Monat Jahr auswählen.jpg

Kontrolle

Durch das betätigen des Button Kontrolle öffnet sich eine Ansicht mit der Anzahl der Schichten pro Tag zur Überprüfung bereit ob alle Schichten ordungsgemäß geplant wurden. Durch nochmaligen betätigen des Buttons Kontrolle schließt sich die Ansicht.


Dienstplan kontrolle.jpg

Im unteren Teil des Bildschirms sind alle Schichten aufgelistet, mit der Anzahl der Schichten pro Tag.

Dienstplan legende.jpg

Statistik

In der Auswertung des Dienstplans werden alle Schichten der Mitarbeiter aufsummiert pro Monat und für das gesamte Jahr angezeigt. Die Auswertung kann für den Soll- als auch den Ist-Dienstplan ausgeführt werden.

Dienstplan statistik.jpg

Aktionen

Beim betätigen des Button Aktionen, haben sie die Möglichkeit den Dienstplan pro Mitarbeiter zu löschen.


Dienstplan Aktioenen löschen pro Mitarbeiter.jpg



  1. Button "AKTIONEN" betätigen
  2. Button Dienstplan löschen betätigen
  3. Im angezeigten Pop-Up Fenster "Dienstplan löschen" Mitarbeiter auswählen
  4. Übernehmen betätigen
  5. Löschvorgang bestätigen


Achtung die(Schichten) werden, aus dem ausgewählten Löschvorgang gelöscht, Mitarbeiter bleiben trotz dessen bestehen.

Filter

Durch betätigen des Button´s "Filter", haben sie die Möglichkeiten die Mitarbeiter im Dienstplan zu selektieren (auszuwählen) um bessere Ansicht zu bekommen oder Änderungen übersichtlicher vornehmen zu können.

  1. Button "Filter" betätigen
  2. Filter anwenden
  3. Filter zurücksetzen


Dienstplan Filter.jpg

Drucken

Unter dem Button Drucken sind folgende Ausdruck vorhanden zum drucken:

  1. Dienstplan
  2. Dienstplan pro Mitarbeiter


Dienstplan drucken.jpg

Dienstplan drucken pro Mitarbeiter.jpg

Haben Sie einen Dienstplan, der über mehrere Seiten lang ist? Dann möchten Sie eventuell, dass die Legende nicht auf jeder Seite mit ausgedruckt wird. Dieses ist ab sofort nicht mehr der Fall. Somit werden pro Seite mehr Mitarbeiter ausgedruckt und die Anzahl der Seiten für den Dienstplan wird entsprechend reduziert.

In den Einstellungen bei der Firmendaten können Sie angeben, wie die Legende auf dem Dienstplan ausgedruckt werden soll.

Senden

Sie haben die Möglichkleik den Dienstplan (Dienstplan Soll einzeln) per Email an die Mitarbeiter zu versenden, wenn bei den Stammdaten des Mitarbeiters eine E-Mail hinterlegt ist.

Achtung !!!! Die E-Mail Adresse muss richtig eingetragen sein.

  1. Button Senden per E-Mail betätigen
  2. Im angezeigten Fenster "Dienstpläne per E-Mail senden, die Mitarbeiter auswählen
  3. Button Übernehmen betätigen


Dienstplan senden.jpg

In dem Popup werden nur Mitarbeiter mit einer gültigen Email-Adresse zur Auswahl angezeigt.

Dienstplan senden mitarbeiterauswählen und übernehemen.png

Die Email an den Mitarbeiter wird von nach dem Versenden innerhalb von wenigen Minuten gesendet. Die Email wird von dem Email-Adresse service@meinpflegedienst.com ausgestellt. In dem Email-Verlauf kann dann immer überprüft werden wann und an wen die Dienstpläne per Email gesendet wurden und auch der Inhalt der Email kann angezeigt werden.

Notizen

Sie haben die Möglichkeit zum Dienstplan ein Notiz zu hinterlegen.

In dem Sie den Button Notiz betätigen Im angezeigte Dialog "Notiz für Dienstplan SOll: ......

  1. Button Anlegen betätigen
  2. Notiz erfassen
  3. Button Speichern betätigen


Dienstplan notiz.jpg


Dienstplan notiz anlegen.jpg

Dienstplan erstellen (1. Variante)

Zuerst erstellt man den „Soll-Dienstplan“

  1. Team auswählen
  2. Monat/Jahr auswählen
  3. Betätigen Sie den Button "Ändern"
  4. Klicken Sie beim gewünschten Mitarbeiter auf den Tag wo sie die Schicht einpflegen möchten
  5. Es öffnet sich das Fenster "Schicht auswählen"
  6. Wählen Sie die Schicht, die sie benötigen aus, diese wird automatisch auf dem Tag angeklicketen Tag übernommen
  7. auf dem blauen Punkt können Sie die Schicht bis zum gewünschten Tag ziehen.


Punkt.3

Dienstplan erstellen ändern.jpg

Dienstplan tag klicken.jpg

Punkt.4 + Punkt.5

Dienstplan schicht auswählen 3.jpg

Im angezeigten Dialog "Schicht auswählen", werden Ihnen alle Schichten ausgewiesen die sie zu einer Tour angewiesen haben

Dienstplan schicht ausgewählt.jpg

Nachdem die Schicht ausgewählt wurde, können sie diese bis zum benötigten Tag mit der Maus "schieben"

Dienstplan schicht verschieben.jpg

Sie können die Eingaben auch für jeden Tag einzeln vornehmen. Dies geschieht durch einfaches anklicken eines Tages. Es erscheint daraufhin das Fenster "Schicht auswählen", in dem Sie auf den Kürzel für die Schicht anklicken. Die Zeiten werden vom Programm automatisch ermittelt. Natürlich können Sie diese durch Auswahl oder mittels Tastatur, indem Sie auf die ausgewählte Schicht klicken ändern.

Dienstplan schicht Zeit ändern.jpg

Dienstplan erstellen (2. Variente)

Es gibt noch eine zusätzliche Variante den Dienstplan zu erstellen

  1. Team auswählen
  2. Monat/Jahr auswählen
  3. Button Ändern betätigen
  4. ganz rechts auf den Button (Stift) Dienstplan Stift.jpg klicken neben den Arbeitszeiten|Soll|Diff. klicken

Dienstplan Stift 1.jpg



Durch einmaliges anklicken des Stiftes ganz rechts, erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die erforderlichen Eingaben für den ganzen Monat vornehmen können. Hierfür klicken Sie einmalig auf das Feld, in dem Sie die Eingabe machen möchten und wählen die Kürzel für die Schicht aus. Die Zeiten werden automatisch aus der Einstellung für die Schichten übernommen und die Gesamtzeit der Schichten für einen Tag wird ebenfalls automatisch ermittelt. Die Zeitangaben können Sie abändern, indem Sie in das Feld, das geändert werden soll, klicken und eine andere Zeit auswählen oder mittels der Tastatur eingeben. Eine zweite Tagesschicht kann ebenso ausgewählt oder mittels Tastatur eingegeben werden. Damit die Eingaben erhalten bleiben, ist es notwendig, auf den Button „Übernehmen“ zu klicken.

Schicht auswählen 2.jpg

Dienstplan IST anlegen

Der "Ist-Dienstplan" wird erst dann erfasst, wenn der Monatsende eintrifft.


Es gibt mehrere Varianten den IST-Dienstplan zu erstellen

  1. manuelle Eingabe (siehe Soll-Dienstplan)
  2. Kopieren von Soll-Dienstplan
  3. Kopieren von Tourenplan
  4. Kopieren von Mobile-Daten


Beispiel 1:

Dienstplan Übersicht ist.jpg

  1. Team auswählen
  2. Monat/Jahr auswähelen
  3. Button Ändern betätigen
  4. manuelle EINGABE durchführen wie Dienstplan Soll erstellen


Beispiel 2:

Es kann vorkommen, dass ein geplanter „Soll-Dienstplan“ nicht identisch mit einem erbrachten „Ist- Dienstplan“ ist. In einem solchen Fall können vorab die Daten aus dem „Soll- Dienstplan“ in den „Ist- Dienstplan“ mittels des Buttons "Aktionen" kopieren von Soll- Dienstplan kopiert werden, ohne sich im Änderungsmodus zu befinden.


IST Dienstplan Aktionen kopierenvon soll-Dienstplan.jpg

Folgendes müssen Sie machen:

  1. Button Aktionen betätigen
  2. Kopieren von Soll-Dienstplan betätigen
  3. Es öffnet sich das Pop-Up Fenster "Kopieren von Soll- Dienstplan"
  4. Mitarbeiter auswählen
  5. Button Übernehmen betätigen


IST Dienstplan von soll kopiert.jpg

Beim überprüfen können Sie die notwendigen Änderungen vornehmen. Analog zu der Verfahrensweise wie beim „Soll- Dienstplan“, können Sie die Änderungen entweder für jeden einzelnen Tag oder durch Anklicken des Button Stift Dienstplan Stift.jpg im Änderungsmodus für den ganzen Monat vornehmen. Sie können auch neu erbrachte Schichten hinzufügen.



Beispiel 3:

Durch betätigen des Buttons "AKTIONEN" -> Kopieren von Tourenplan in Dienstplan (IST), haben sie die Möglichkeit die Daten vom bereits erstellten Tourenplan direkt in den IST Dienstplan zu kopieren.

Folgendes müssen Sie machen:

  1. Button Aktionen betätigen
  2. Kopieren von Tourenplan betätigen
  3. Es öffnet sich das Pop-Up Fenster "Kopieren von Tourenplan"
  4. Mitarbeiter auswählen
  5. Button Übernehmen betätigen

IST Dienstplan Aktionen kopierenvon Tourenplan.jpg

Durch das PoP-Up Fenster Kopieren von Tourenplan wählen sie die Mitarbeiter aus, für den der IST Dienstplan erstellt werden soll und betätigen anschließend den Button "Übernehmen" Durch ein weiters Pop-UP Fenster "Info" wird ihnen bestätigt das die Daten aus dem Tourenplan kopiert wurde.


Beispiel 4:


Durch betätigen des Button "AKTIONEN" -> Kopieren von Mobile-Daten in Dienstplan (IST), haben sie die Möglichkeit die Daten vom Mobil-Cockpit direkt in den IST Dienstplan zu kopieren. Durch das PoP-Up Fenster (Kopieren von Mobile-Daten) wählen sie die Mitarbeiter aus, für den der IST Dienstplan erstellt werden soll und betätigen anschließend den Button "Übernehmen" Das kopieren von Mobile_Daten ist nur möglich, wenn Sie die Mobile freigeschaltet haben.

IST Dienstplan Aktionen kopierenvon Mobile daten.jpg



Folgendes müssen Sie machen:

  1. Button Aktionen betätigen
  2. Kopieren von Mobile-Daten betätigen
  3. Es öffnet sich das Pop-Up Fenster "Kopieren von Mobile-Daten"
  4. Mitarbeiter auswählen
  5. Button Übernehmen betätigen

Schichten

Aus dem Dienstplan heraus, haben Sie die Möglichkeit die Schichten anzupassen, zu verändern oder auf nicht aktiv zusetztzen.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

IST Dienstplan Schichten funktionen.jpg

  1. Anlegen
  2. Ändern
  3. Löschen
  4. Drucken
  5. Ecxel
  6. Notiz
  7. Suche

IST Dienstplan Schichten.jpg

Mitarbeiter löschen

Wenn Sie den Dienstplan bearbeiten möchten, klicken Sie auf den Button "Ändern". Somit befinden Sie sich im sogenannten Änderungsmodus. Wenn Sie sich in diesem befinden, haben Sie unter anderen die Möglichkeit, Mitarbeiter aus dem Dienstplan zu löschen. Das Symbol des Menchens mit einem x symbolisiert die "Mitarbeiter löschen"- Funktion. Der Mitarbeiter ist über die Funktion "Mitarbeiter hinzufügen" jederzeit wieder hinzufügbar. D.h. nach dem löschen ist der Mitarbeiter aus dem Dienstplan gelöscht kann aber wieder hinzugefügt werden.


Dienstplan Mitarbeiter löschen.png

Der Mitarbeiter ist über die Funktion "Mitarbeiter hinzufügen" jederzeit wieder hinzufügbar. D.h. nach dem löschen ist der Mitarbeiter aus dem Dienstplan gelöscht kann aber wieder hinzugefügt werden.

Mitarbeiter löschen.png

Wenn Sie den gelöschten Mitarbeiter erneut im Dienstplan einplanen möchten klicken Sie auf "Mitarbeiter hinzufügen" und es öffnet sich das Fenster mit den zur Planung verfügbaren Mitarbeitern. Sie wählen den jeweiligen Mitarbeiter (oder auch mehrere) aus, in dem Sie das Kästchen vor dem Mitarbeiter- Namen anklicken und dieses Kästchen mit einem kleinen Pfeil markiert worden ist. Danach klicken Sie auf übernehmen und der ausgewählte Mitarbeiter erscheint im Dienstplan.

Mitarbeiter hinzufügen.png

Mitarbeiter hinzufügen Liste.png