Tourenplan pro Woche

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Einführung

In meinpflegedienst.com können Sie schnell und einfach die optimalen Touren für Ihre Mitarbeiter zusammenstellen. Sie können in der Tourenplanung auf viele Hilfen zurückgreifen, die Ihnen das Erstellen der optimalen Tour erleichtern. Für die Mitarbeiter dient der Tourenplan als Arbeitsanweisung und gleichzeitig eine Übersicht der von ihm zu versorgenden Klienten. Der Tourenplan kann in "meinpflegedienst.com" pro Woche und pro Tag erstellt werden.

Navigation

Tourenplan ist in der Navigation unter TOURENPLAN zu finden.

Tourenplan Anzeigemodus Ansicht pro Woche leer.jpg

Verwendung

Der Tourenplan wird im folgenden Modul verwendet:

  1. Dienstplan

Funktionen

Folgende Funktionen sind in der Übersicht des Tourenplan pro Woche verfügbar:

  1. Ändern
  2. Ansicht wechseln
  3. Kalenderwoche auswählen
  4. Team auswählen
  5. Mitarbeiter auswählen
  6. Drucken
    1. Tourenplan Querformat
    2. Tourenplan Hochformat
    3. Tourenplan Einzeln
  7. Kopieren
    1. Kopieren einzeln
    2. Kopieren pro Woche
  8. Aktionen
    1. Überprüfen
    2. Tourstatistik
    3. Erzeugen aus dem Dienstplan
    4. Übersicht der Besuche
    5. Tourenplan löschen


Tourenplan Anzeigemodus Ansicht pro Woche funktionen.jpg

Ändern

Sicht wechsel

Tourenplan kann in drei verschiedenen Sichten geöffnet und geplant werden. Im folgenden sind die Sichten einzeln dargestellt:

1. Ansicht pro Woche

In der Ansicht pro Woche wird der Tourenplan pro Mitarbeiter für die ausgewählte Woche angezeigt und kann auch so geplant werden.


Tourenplan AnsichtproWoche.jpg


2. Ansicht pro Tag

In der Ansicht pro Tag wird der Tourenplan aller Mitarbeiter für den ausgewählten Tag angezeigt und kann auch dann pro Tag geplant werden.

Tourenplan AnsichtproTag.jpg

3. Stammtouren

In der Ansicht der Stammtouren werden die Touren des ausgewählten Dienstes für eine Woche angezeigt. Die Stammtouren können auch geplant werden, damit diese später in den Tages- oder Wochenplan eingebunden werden können.


Tourenplan AnsichtStammtouren.jpg

Die Auswahl der Sicht ist wichtig, denn damit wird bestimmt, wie Sie den Tourenplan erstellen möchten. Denn nicht alle Funktionen sind für alle Sichten gleich, diese sind nur für entsprechende Sichten angepasst oder nur in einer bestimmten Sicht vorhanden.

Ansicht wechseln

Es ist jederzeit möglich zwischen der Sichten zu wechseln. Dazu klicken Sie einfach auf den Button der aktuelle Sicht und wählen Sie die Zielsicht aus.

Tourenplan sichtwechsel.jpg


Hinweis: Wenn Sie einfach auf den Button klicken wird automatisch die nächste Sicht ausgewählt.

Datum wechseln

Abhängig in welcher Sicht sich der Tourenplan befindet, ist es möglich den Tag oder die Woche zu wechseln bzw. auszuwählen. Nach der Auswahl der Datums, wird dann der Tourenplan für die ausgewählte Periode angezeigt. In der Sicht der Stammtouren gibt es keinen Datumauswahl, da die Stammtouren pro Woche zu planen sind, ohne Angabe eines bestimmten Datums.

Tourenplan Datumwechsel.jpg

Team wechseln/Mitarbeiter wechseln

Falls die Planung nach Teams aktiviert ist, besteht in der Tourenplanung die Möglichkeit auch den Tourenplan nach den Teams zu planen. Die Auswahl der Teams ist nur in der Tages- und Wochenansicht möglich. In der Ansicht der Stammtouren ist die Teamauswahl nicht vorhanden. Durch die Auswahl eines Teams, werden nur die Mitarbeiter des Teams in dem Tourenplan angezeigt. In der Wochensicht kann man nur die Mitarbeiter aus dem Team auswählen und in der Tagessicht werden nur die Mitarbeiter aus dem Team für den Tag angezeigt.

Tourenplan teamwechsel.jpg

Drucken

Die Tourenpläne können aus der Tages- und Wochensicht ausgedruckt werden sowie auch aus dem Druckzentrum. Aus der der Tagessicht können nur die Ausdrucke pro Tag erstellt werden.

1. Aus der Ansicht Pro Woche;

Tourenplan Anzeigemodus Ansicht pro Woche drucken.jpg

sind folgende Ausdrucken vorhanden:

  1. Tourenplan Querformat
  2. Tourenplan Hochformat
  3. Tourenplan Einzeln
 Wenn der Klient abwesend ist wird Ihnen das nur auf den Vordruck "Tourenplan Querformat" angezeigt

2. Aus der Ansicht Pro Tag:

Aus der Funktionsleiste des Tourenplan pro Tag können sie direkt den Tourenplan von allen Mitarbeiter die für diesen Tag geplant sind ausdrucken.

  1. Button Drucken betätigen und es öffnet sich ein Pop-Up Fenster in dem die ganzen Mitarbeiter erscheinen, die für diesen Tag geplant sind und ausgedruckt werden können.

Tourenplan Anzeigemodus Ansicht Tag drucken.jpg


Tourenplan Tag drucken.jpg

Kopieren

Mit der neuen Kopierfunktion ist es möglich von jedem Mitarbeiter und von jeder Zeitperiode die Tourenpläne an einen anderen Mitarbeiter zu kopieren. Dabei kann man in einem Schritt die Tourenpläne von verschiedenen Mitarbeitern sowie verschiedenen Zeiträumen an einen Mitarbeiter kopieren. Das Kopieren der Tourenpläne wird wie folgt ausgeführt:


  1. Klicken Sie auf den Button Ikons kopieren.jpg Tourenplan kopieren einzeln.jpgund es erscheint ein Popup-Fenster für das Kopieren
  2. Wählen Sie den Mitarbeiter und Woche von welcher der Tourenplan kopiert wird
  3. Wählen Sie den Mitarbeiter zu dem Tourenplan kopiert werden soll
  4. Übernehmen Sie die Touren für das Kopieren:

•Alle Touren übernehmen mit dem Button Ikons übernehmen.jpg

•Einzelne Touren übernehmen mit dem Button Ikons Pfeil rechts.jpg. Zusätzlich kann der Tag ausgewählt werden, an dem die Tour zu übernommen ist.

  1. Nach dem Sie alle Touren für das Kopieren übernommen haben, klicken Sie auf

den Button Kopieren, damit auch die Touren gespeichert werden.

Tourenplan Ansicht pro Woche kopieren einzeln.jpg

In der Anzeige für das Kopieren der Tourenpläne werden auch die atuelle Tourenplanung des Mitarbeiter angezeigt. Diese sind zu beachten, denn diese werden beim Kopieren überschrieben.

Aktionen

Unter den Button Aktionen befinden sich noch weitere Funktionen wie:

Tourenplan Aktionen.jpg



  1. Ikons Überprüfung.jpgÜberprüfung
  2. Ikons Tourstatistik.jpgTourstatistik
  3. Ikons Erzeugen aus dem Dienstplan.jpgErzeugen aus dem Dienstplan
  4. Ikons Übersicht der Besuche.jpgÜbersicht der Besuche
  5. Ikons Tourenplan löschen.jpgTourenplan löschen


Überprüfen

In dem Menü Aktionen befindet sich der Button "Überprüfen", durch den die Überprüfung des Tourenplans gestartet wird. Abhängig von der Sicht, wird die Prüfung für den Tag oder für die Woche ausgeführt. Die Aktion "Überprüfen" ist auch bei der Planung des Tourenplan vorhanden.

Folgende Prüfung wird angezeigt:

  • Klient doppelt geplant
  • Klient nicht geplant
  • Klient abwesend
  • Klient wird zur gleichen Zeit von einem anderen Mitarbeiter versorgt
  • Fahrzeug doppelt geplant

Tourenplan Aktionen überprüfen.jpg

Alle Ergebnisse der Überprüfung werden in einem Protokoll ausgegeben. In dem Protokoll können dann die Einträge beliebig gefiltert werden. Das Protokoll kann auch ausgedruckt werden.

Tourstatistik

Die Funktion "Tourstatistik" finden Sie unter Aktionen in der Ansicht pro Woche sowie auch in an Ansicht pro Tag.

In der Tourstatistik können die Erlöse bzw. Umsätze entsprechend pro Tour generiert werden. Nun erscheint für den ausgewählten Mitarbeiter die ungefähre Tourstatistik pro Tag, die Umsätze werden nach Tour ausgegeben worin dirket der Gewinn zu ersehen ist.


Wichtiger Hinweis!!! Die Tourstatistik beinhaltet keine Kosten wie z.B.: Benzin, Versicherung, Inspektion usw.


Tourenplan Tourstatistik.jpg

Erzeugen aus den Diesntplan

In dem neuen Tourenplan gibt es die Möglichkeit den Tourenplan aus dem Dienstplan zu erzeugen. In einfachen Fall, wenn keine Stammtouren vorhanden sind, werden die Dienste aus dem Dienstplan in den Tourenplan übertragen. Bei der Übernahme werden, auch die Beginnzeiten aus dem Dienstplan übernommen. Falls die Stammtouren zu den Diensten gepflegt sind, dann werden auch die Einsätze aus den Stammtouren in den Tourenplan übernommen.

Das Erzeugen der Tourenpläne aus dem Dienstplan wird wie folgt ausgeführt:

  1. Klicken Sie unter Aktionen auf den Button Erzeugen aus dem Dienstplan. Ikons Erzeugen aus dem Dienstplan.jpg
  2. Wählen Sie für welche Mitarbeiter die Tourenpläne aus dem Dienstplan erzeugt werden sollen. Dabei können Sie auch die einzelnen Tage explizit an- und abwählen.
  3. Um die Tourenpläne zu erzeugen klicken Sie unter " Tourenplan erzeugen"Kursiver Text

Tourenplan erzeugen.jpg

Anschließend öffnet sich das Fenster " Verarbeitungsprotokoll " wo sie ersehen können, welche Dienst zum jeweiligen Mitarbeiter kopiert wurde.

Vorbereitungsprotokoll.jpg

Nach der Erzeugung sieht der Tourenplan wie folgt aus:

Erzeugt aus dem Dienstplan.jpg

Übersicht der Besuche

In der Übersicht der Besuche werden alle Besuche in einem Gantt-Diagramm für einen Tag oder Woche dargestellt. Dadurch können Sie die Häufigkeiten der Besuche und die Dauer graphisch anzeigen und überprüfen. Um die Übersicht der Besuche anzuzeigen, klicken Sie auf den Button "Übersicht der Besuche" unter dem Menü "Aktionen".


Tourenplan Übersicht der Besuche.jpg

Tourenplan löschen

Für das Löschen des Tourenplans stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die von der aktuellen Ansicht des Tourenplans abhängen.

Das Löschen ist für die jeweiligen Sichten angepasst:

Ansicht pro Woche:

1. Mit dem Button Tourenplan löschen unter Aktionen kann die gesamte Wochenplanung eines Mitarbeiters gelöscht werden.

Tourenplan löschen 1.jpg

2. Unter den Tagsaktionen kann mit dem Button Tourenplan löschen der Tourenplan für den Tag gelöscht werden.


Tourenplan löschen 2.jpg

Ansicht pro Tag:

Aus der Tagessicht können die Tourenpläne für den gesamten Tag gelöscht werden, oder für einzelne Mitarbeiter für den Tag.

1. Löschen des Tourenplans für den gesamten Tag erfolgt aus den Aktionen mit dem Button Tourenplan löschen.

Tourenplan löschen 3.jpg

2. Löschen des Tourenplans nur für den Mitarbeiter an dem Tag erfolgt aus den Tagesaktionen mit dem Button Tourenplan löschen.

Tourenplan löschen 4.jpg

Ansicht Stammtouren

Bei den Stammtouren kann man den Tourenplan für die gesamte Woche für den ausgewählten Dienst löschen.

Tourenplan löschen 5.jpg

Tour als Stammtour übernehmen

Nach dem der Tourenplan geplant wurde, können die einzelnen Touren als Stammtouren übernommen werden. Mit dnm Stammtouren kann die Planung später vereinfacht und beschleunigt werden. Die Stammtouren können zum Beispiel für das Erzeugen der Tourenpläne aus dem Dienstplan verwendet werden.

Um eine Tour als Stammtour zu übernehmen funktioniert wie folgt:

Egal ob sie sich in der Ansicht pro Tag oder Ansicht pro Woche befinden.

Damit werden alle Dienste aus der Tour als eigenständige Stammtouren für den gewählten Tag erstellt. Da die Stammtouren nicht für ein bestimmtes Datum geplant werden, wird nur der Wochentag übernommen.


  1. klicken Sie unter den Tagesaktionen auf das Button Als Stammtour übernehmen
  2. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie auf Ja klicken
  3. Nach dem Ausführung mit OK bestätigen

Tourenplan als Stammtour übernehmen.jpg

Nach der Übernahme sehen die Stammtouren wie folgt aus:

Tourenplan Stammtour.jpg

Mitarbeiter wechseln

Bei der täglichen Planung kommt es häufig dazu, dass die Tourenpläne zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht werden sollen, wie zum Beispiel bei der Krankheit eines Mitarbeiters. Mit der Funktion Mitarbeiter wechseln können Sie den Tourenplan zwischen zwei Mitarbeitern schnell austauschen, bzw. den Tourenplan von einem zu einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

Der Wechsel der Tourenpläne zwischen zwei Mitarbeiter ist wie folgt auszuführen:

  1. Klicken Sie unter den Tagesaktionen auf Mitarbeiter wechseln
  2. In dem angezeigten Dialog wählen die den Mitarbeiter aus, mit dem die Touren gewechselt werden sollen
  3. Klicken Sie auf das Button Mitarbeiter wechseln und die Touren werden gewechselt.
  4. Bestätigen Sie den Vorgang mit Ja

Tourenplan Button Mitarbeiter wechseln.jpg


Tourenplan Mitarbeiter wechseln.jpg

Tourenplan erstellen Ansicht pro Woche

Mit der Einführung der Planung nach dem Stecktafelprinzip wurde der Aufbau der Anwendung umgestaltet. Auf der rechten Seite befinden sich alle Elemente die in den Tourenplan eingeplant werden können. Daher sind die Elemente immer von rechts nach Links auf die gewünschte Position zu schieben.

Tourenplan erstellen 1.jpg

1. Button Ändern betätigen

2. Auswahl der Kalenderwoche und des Mitarbeiters


Tourenplan erstellen Element Dienste betätigen.jpg

3. Dienste betätigen


Es sind alle Dienste aufgelistet, die für die Tourenplanung verwendet werden können. Die Dienste sind im Tourenplan genau wie im Dienstplan mit der vorgegebenen Farbe hinterlegt. Die Dienste (Schichten) werden nur dann angezeigt, wenn Sie unter: Navigation->Einstellung->Schichten, die Schichten zu einer Tour zugeordnet haben. Alle Schichten die nicht zu einer Tour zugeordnet sind, erscheinen nicht im Tourenplan unter Dienste.

Tourenplan Dienste auswählen.jpg


Tourenplan Dienste.jpg


4. Den benötigten Dienst (Schicht) auswählen und den von rechts nach links verschieben zum gewünschten Wochentag

Tourenplan Dienste ausgewählt und verschoben.jpg

5. Offene Einsätze betätigen

Hier sind alle noch nicht geplanten Einsätze aufgelistet, die aus der Leistungsplanung ermittelt sind und nicht zu einer Tour zugewiesen sind. Bei der Planung in der Wochenansicht und Stammtouren sind die Wochentage auszuwählen, denn es ist nicht möglich Einsätze aus einem bestimmten Wochentag in einen anderen Wochentag zu verschieben.

Tourenplan Element Offene Einsätze.jpg



Tourenplan offene Einsätze 1.jpg

Zusätzlich kann man mit der Filterfunktion Einsätze mit bestimmter Leistungsart für die Planung auswählen.

Zum Beispiel alle Einsätze wie unten auf dem Bild.


Tourenplan offene Einsätze 2.jpg

Nach dem Sie den Klienten zu der gewünschten Schicht verschoben haben, verschwindet diese bei den offene Einsätze.

Tourenplan Element offene Einsätze betätigen.jpg


  1. Klienten zu den Dienst hinzufügen (Es gibt zwei Möglichkeiten)
  2. Zusätzliche kann man noch Sonstige Einsätze hinzufügen
  3. Button Speichern betätigen






  • Sonstige Einsätze:

Unter den Sonstigen Einsätze sind alle Einsätze zu verstehen, die nicht zu einem Klient/-in gehören. Das sind zum Beispiel: Büro, Pause, Apotheke, etc.

Tourenplan Sonstige Einsätze.jpg


Bei der Auswahl von Sonstige Einsätze wird: Frei und Pause im Dienstplan berücksichtig. Dies Bedeutet; wenn Sie im IST DIENSTPLAN die Daten vom Tourenplan kopieren wird die Zeit " Frei und Pause" abgezogen.



  • Stammtouren

Auflistung aller angelegten Stammtouren, die für die Planung verwendet werden können.

Tourenplan Stammtour 1.jpg

  • Klienten:

Liste aller aktiven Klienten. Damit kann man für den Klient auch ohne Leistungsplanung ein Einsatz geplant werden.

Tourenplan klienten.jpg

Dienst ändern

Nach dem Einfügen eines Dienstes zu einer Tour, kann man die Details des Dienstes mit einem Doppelklick ändern.

Tourenplan löschen 5.jpg